با عنایت به پیشرفت تکنولوژی و تغییرات روزافزونی که جوامع امروز با آن مواجه هستند، ساختار سازمانها، شیوه عملکرد و مدیریت آنها با روش های مرسوم و حتی شیوه های جدیدی که طی ۲۰-۳۰ سال گذشته بر اساس آن اداره می شدند، به سختی اداره می شوند. گرچه امروز هم یک سازمان، می تواند مثل سازمانهای گذشته و بر اساس شیوه های مدیریتی کلاسیک ادامه حیات دهد، لیکن سازمانی موفق و رو به توسعه است که بتواند در چشم انداز، اهداف، استراتژی ها و تاکتیک ها و ساختارش قابلیت تغییر سریع، استفاده بهینه از تغییرات و انعطاف لازم را دارا باشد. این سازمان، سازمانی چابک است که می تواند به صورت فعال و پویا با هر موج تغییری، ادامه حیات دهد. واقعیت اینجاست که بسیاری از سازمانهای بزرگ در جهان به علت عدم چابکی لازم یا تعطیل شده اند یا افول کرده اند و بسیاری از بوروکراسی ها و سازمانهای دولتی نیز به علت همین عدم چابکی، کارآیی و اثرگذاری لازم را ندارند و همراه با تغییرات به ارائه خدمات به مردم نمی پردازد. لذا بررسی سازمان های چابک به عنوان سازمانهای موفق امروزی می تواند راهگشای ارگانها و نهادهای دولتی و سازمان ها و شرکت های خصوصی برای طی مسیر به سمت موفقیت و تعالی باشد.

به طور کلی سازمانها دو نوع واکنش در رابطه با تغییرات دارند، یا به صورت ((منفعل)) عمل می کنند و هر تغییری انجام شد، متناسب با آن عکس العمل نشان می دهند و سعی می کنند حداقل تغییر را بپذیرند و با آن منطبق شوند یا به صورت ((فعال)) عمل می کنند و ضمن استقبال از تغییر، سعی می کنند حداکثر استفاده و بهره برداری از تغییر را داشته باشند؛ این سازمانها، سازمان های چابک هستند که می توانند با با مسائلی چون تغییرات سریع و غیر قابل پیش بینی، کیفیت مورد نیاز و مورد نظر مخاطبین و شرایط مختلف تکنولوژیک و زیستی کنار بیایند و حتی با شکل ها و فرم های مختلف، موقعیت خود را حفظ کنند. ما اگر در موجهای قبلی زندگی بشر، در عصر کشاورزی و در عصر صنعت، کمتر به سازمانهای چابک و تغییرات به روز و سریع نیاز داشتیم، باید بدانیم که یکی از مولفه های مهم عصر اطلاعات و آن چه اروین تافلر ((موج سوم)) می خواندش، سرعت تغییرات و جریان جدید اطلاعات و ارتباطات است.

سازمان چابک چگونه سازمانی است؟

چابکی را به معنای توانایی هر سازمان برای حسگری، ادراک و پیش بینی تغییرات موجود در محیط کاری معنا کرده اند. برخی دیگر، چابکی را توانایی رونق و شکوفایی در محیط دارای تغییر مداوم و غیرقابل پیش بینی تعریف می‌کنند. در این تعریف سازمان موفق سازمانی است که از تغییرات محیط کاری خود هراس ندارد؛ بلکه تغییر را فرصتی برای کسب مزیت رقابتی در محیط بازار تصور می کند.بعضی از صاحبنظران نیز چابکی را به صورت توانایی یک سازمان برای واکنش سریع به نیازمندیهای بازار و نیازهای مشتریان تعریف می کنند.

این تعریفها از چابکی، سازمان را پویا، موقعیت‌گرا، تغییرپذیر، و رشد محور تجسم می‌کنند. اما در مجموع ، سازمان چابک Agility Organization سازمانی است که در آن مبانی رقابت و مزیت رقابتی به دقت شناخته می شود، سازمان، سرعت، انعطاف پذیری، نوآوری، کیفیت و سودآوری را به طور کامل می شناسد و در رابطه با رقبا به شکل بهتری عمل می کند و در هر محیطی و با هر تغییراتی با ارائه کالا و خدمات و محصولات مناسب به رفع نیاز و خواست مخاطب می پردازد. در واقع، شیوه فعالیت سازمان چابک و ارائه راه حل برای برآورده کردن نیازهای واقعی مشتریان و ایجاد ارزش افزوده برای آنان موجبات غیر قابل دسترس شدن موقعیت سازمان های چابک برای رقبا را فراهم می آورد. سازمان چابک باید بتواند مخاطب و بازار را به خوبی بشناسد و همواره نه به دنبال موج که بر موج سوار باشد.

ما باید توجه داشته باشیم که چابکی در سازمان در هر عرصه ای قابل تعریف است. چه سازمانهای بوروکراتیک و دولتی، چه شرکت ها و سازمان های تولیدی، چه سازمانها و نهادهای خدماتی و هر مجموعه ای که به ارائه کالا یا خدمات به مخاطب می پردازد و این چابکی و همنوایی با تغییرات و شناخت نیاز مخاطب و استفاده بهینه از تکنولوژی در تمامی سازمانهای فوق الذکر قابل تعریف می باشد.

 

ویژگی های سازمان های چابک

سازمانهای چابک نیاز به احراز شرایط و ویژگی ها و توانایی هایی دارد که باید در سازمان ایجاد شود، تا سازمان از قدرت مورد نیاز برای پاسخگویی به تغییرات، هضم تغییرات، همنوایی با تغییرات و استفاده بهینه از تغییرات در راستای اهداف خودش برخوردار باشد. برخی از این ویژگی ها را به صورت اجمالی بازخوانی می کنیم:

۱ – قدرت پاسخگویی: سازمان چابک، توانایی شناخت تغییرات و قدرت پاسخگویی به آنها را دارا می باشد. این گونه سازمانها تغییرات را احساس، درک و پیش بینی می کنند، به آنها واکنش سریع و فوری نشان می دهند و می توانند به بهترین شکل پاسخگوی تغییرات مختلف محیطی، بیرونی، درونی و تکنولوژیک باشند.

۲ – شایستگی: سازمان چابک، شایستگی لازم برای تغییر و توانایی کافی برای تغییر را دارند. این سازمانهای امروزی دیدگاه استراتژیک مناسب را دارا هستند، از تکنولوژی مناسب بهره مند بوده و دانش و شایستگی لازم در مدیران و کارمندان را مد نظر قرار می دهند و با هماهنگی و یکپارچه سازی فعالیتها، اثربخشی و کارآیی را در سازمان به نتیجه می رسانند.

۳ – انعطاف پذیری: سازمان چابک، با انعطاف در حجم و تنوع محصول و خدمات، با ایجاد انعطاف در خود سازمان و ساختار آن و با بهره مندی از افراد و منابع انسانی منعطف، توانایی تولید و ارائه محصولات و خدمات گوناگون را دارند.

۴ – سرعت: سازمان چابک، توانایی انجام دادن عملیات در کوتاه ترین زمان ممکن را دارند که این سرعت در موارد مختلفی از جمله سرعت عرضه محصولات جدید به بازار، سرعت در تحویل سریع و به هنگام محصولات و سرعت در زمان عملیات و تولید محصول یا خدمات قابل تعریف می باشد.

۵ – نوآوری: سازمان چابک با استفاده از ایده های خلاق و جدید، و با بهره گیری از تکنولوژی های به روز، همواره نوآور است و سعی می کند سوار بر موج، به رفع نیازهای مخاطب بپردازد.

۶ – دیگر ویژگی های سازمان چابک: کیفیت بالا در ارائه کالا و خدمات مناسب -توان قبول سفارشات متنوع محصول یا خدمات – سودآوری لازم – ترکیب تکنولوژی های متنوع

قواعد کلی تولید چابک:

یک سازمان چابک در هر شکل و اندازه ای باید از یکسری قواعد و اصول تبعیت کند که این قواعد به ایجاد چابکی و انجام آن در سازمان کمک می کند. این موارد به عنوان قانون اساسی چابکی در سازمان نیز می تواند تعبیر شود:

۱ – در سازمان چابک باید بدانیم که هر چیز، خیلی سریع تغییر می کند و غیر قابل پیش بینی است.
۲ – بازار نیازمند حجم پائین، کیفیت بالا، محصولات سفارشی و خاص می باشد.

۳ – چرخه زندگی محصولات و خدمات جدید، بسیار کوتاه است.

۴ – نیروی انسانی از منابع مهم سازمان محسوب می شود و اهمیت آن در تئوریهای پیشرفته تر مدیریت روز به روز بیشتر و حیاتی تر می شود. همچنین شایسته سالاری از موضوعات مهمی است که در سازمانهای چابک باید به آن توجه کرد.

۵ – سازمان های چابک به آسانی می توانند تغییر قابل توجهی را در تمرکز، متنوع سازی و شکل دهی تجارتشان برای تسریع در رسیدن به یک هدف مخصوص را ایجادکنند.

محرکهای چابکی در سازمانهای امروزی

با وجود این حقیقت که امروزه بسیاری از سازمانها به صورت کلاسیک مدیریت می شوند و ادامه حیات می دهند اما با توجه به نیاز جوامع و تغییرات سریع از جمله تکنولوژی های جدید، باید بدانیم که سازمان های امروز برای موفقیت باید چابک باشند و شرایط و ویژگی های چابکی را احراز کنند. همراه با این موضوع، محرک های فراوانی برای ایجاد چابکی در سازمان نیز وجود دارد که در این تبدیل و تغییر سازمانها، هم فشار و هم سرعت بیشتری برای چابکی ایجاد می کنند. محیط و فضای کار به صورت منبعی از تلاطم و تغییر، فشار را بر فعالیت های سازمان ها تحمیل می کند. این تغییرات و فشارهای نامشخص و غیر قابل پیش بینی، سازمان ها را مجبور به استفاده از روشهای مناسبی می نماید که از آنان در برابر از دست دادن مزیت های رقابتی اشان حمایت کند؛ این تغییرات و نشانه ها را محرکهای چابکی می نامند. از جمله محرکهای چابکی در سازمانهای امروزی می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

§       فضای جدید اطلاعاتی و ارتباطی، وجود شبکه های اجتماعی و جهانی شدن در عرصه های مختلف فرهنگی و اقتصادی

§       نیازهای جدید مشتریان، نیازهایی که هر روز بیشتر می شود و نیازهایی که حتی خود مخاطبان نیز از آنها آگاهی ندارند. امروزه مشتریان سازمانها بیش از پیش مطلع و متوقع هستند. همچنین تغییرات نیازهای مشتریان که به دلیل تقاضای سفارشی، افزایش انتظارهای کیفی و زمان حمل سریع‌تر به‌وجود می‌آید.

§       وجود رقبای چابک، در عرصه جهانی همواره سازمان هایی در حال روی کار آمدن هستند که بیش از دیگران چابک و سریع هستند و می توانند عرصه را بر هر سازمانی تنگ کنند.

§       ناپایداری و بی‌ثباتی بازار که به علت رشد بخش کوچکی از بازار، کثرت ارائه‌ محصولات جدید و نیز افول دوره‌ عمر محصول ناشی می‌شود.

§       شتاب تغییرات تکنولوژیکی که با معرفی تسهیلات تولیدی جدید و کارآمد، یکپارچگی سخت‌افزاری و نرم‌افزاری سیستم‌ها حاصل می‌گردد.

§       تغییرات عوامل ‌اجتماعی‌که برای حفاظت ‌محیط ‌زیست، انتظارهای ‌نیروی‌کار و فشارهای حقوقی و قانونی پدیدار می‌شود.

 

 

در پایان باید به این نکته اشاره نماییم که آینده سازمانهای موفق بی گمان به سمت چابکی حرکت خواهد کرد و این چابکی و فعال بودن در برابر تغییرات و تداوم فعالیت در امتداد تحولات زنجیره وار است که سازمان ها را برای بقاء در شرایط امروز تجارت جهانی مجهز می نماید. بدین منظور سازمان ها ملزم به بسترسازی مناسب برای تحقق چابکی می باشند و باید همانگونه که اشاره نمودیم بتوانند با بهره گیری از نیروی انسانی مناسب، سرعت تغییر و اکنش، آگاهی از تغییرات و انعطاف پذیری لازم، خود را برای ادامه زیست در فضای امروز کسب و کار و خدمات مهیا سازند. شاید دستیابی به چابکی تمام عیار، بسیار ایده آل باشد، ولی می توان با سنجش میزان چابکی فعلی سازمان، در جهت افزایش آن تلاش نموده و به یک موقعیت بی نظیر در محیط متلاطم امروزی دست یافت.

نوشته فوق با بهره گیری از کلاس آقای دکتر نیلی در دوره DBA دانشگاه قم دوره مدیریت پیشرفته در تاریخ فروردین ماه ۱۳۹۴ و با استفاده از مقاله ((نیاز به چابکی در مدیریت سازمان)) نوشته : بهنام شهائی- ماهنامه تدبیر و نیز مقاله ((سازمان چابک، چرا و چگونه؟)) نوشته: مهری شعیب زاده نشریه سازمان گسترش صنایع ایران – شماره ۱۱۷ به رشته تحریر درآمده است.