از مهم ترین تعاریف مدیریت، تقسیم کار و هنر انجام کار توسط دیگران است و به این ترتیب، یکی از اصول مهم مدیریت، واسپاری کارهاست که با نام های مختلفی از جمله تفویض اختیار، تنفیذ اختیار، تفویض کار، کارسپاری و تقسیم کار شناخته می شود. این امر هرچه بهتر انجام شود، مدیریت، قوی تر بوده و بیشتر می تواند به امور کلان و مهم و سیاستگذاری برای سازمان بپردازد و بهره وری آن هم بیشتر خواهد شد؛ بی گمان یکی از مهم ترین سرمایه های یک سازمان و مدیر، وقت است که با تفویض کار، می تواند در حفظ این سرمایه گام بردارد.

واسپاری کارها، محول کردن وظایف و امور مختلف از سوی فردی به فرد دیگر است که از یک طرف هم مسئولیت و تعهد، منتقل می شود و هم از سوی دیگر نیاز به گزارش دادن و پاسخگویی از طرف دوم است.

 

نکاتی قابل توجه در واسپاری کارها:

1 – واسپاری کارها، فقط محول کردن کار بدون مسئولیت و اختیارات نیست و از سوی دیگر به معنی رها کردن کار و عدم گزارش گیری هم نیست؛ فرصتی است برای آن که کار لازم را در زمان لازم به فردی با مشخصات لازم واگذار کنید، به او اختیارات و مسئولیت دهید، او را آموزش دهید،  بر او نظارت کنید، و از او بخواهید که به جای شما تصمیم بگیرد و کار اجرایی را انجام دهد، در این صورت شما وقت و انرژی بیشتری برای صرف کردن به کارهای مهم تر خواهید داشت.

2 – تفویض اختیار به معنای تفویض مسئولیت نهایی نیست. در واقع مدیر، بخشی از اختیارات خود را برای تصمیم گیری و اجرا به دیگران واگذار می کند اما مسئولیت نهایی همچنان بر عهده مدیر خواهد بود.

2 – نکته مهم دیگر این است که شرط مهم تفویض اختیار، پیدا کردن و یا توانمندسازی کارمندان است. اگر این شرط مهم و اساسی محقق نشود و شما کاری را به فردی بدون لیاقت و توانمندی و صلاحیت واسپاری کنید، حتما ضربه خواهید خورد!

3 – واسپاری کارها می تواند شامل یک استاد یا صاحب مغازه باشد که یک شاگرد دارد و کارهایی را به او واگذار می کند، تا مدیر یک سازمان بزرگ که چندین معاون و مدیر کل و مدیر میانی و کارمند و کارگر دارد که هر یک از آنها طبق سلسله مراتبی، امر تفویض اختیار را انجام می دهند و در چارچوب آن فعالیت می کنند.

4 – مدیری که می خواهد تفویض اختیار کند، باید ریسک پذیر باشد و شکست ها و اشتباهات و کوتاهی های احتمالی را بپذیرد و بداند که ممکن است کارمند او، مثل خودش عمل نکند و او باید این شکست های کوتاه مدت احتمالی را فدای پیروزی های بعدی و توسعه آتی کند.

5 – واسپاری کارها  نیاز به مدیر خوش بین دارد. مدیری که شکاک و بدبین است و در هر کاری دخالت می کند و به هیچ کس نمی تواند اعتماد کند، نه تفویض کننده خوبی خواهد بود نه مدیر خوبی!

6 – در واسپاری کارها باید کارمندان برای انجام امور تشویق شوند، حس مسئولیت جمعی ایجاد شود، فقط کارهای خسته کننده و سخت به کارمندان واگذار نشود، فرصت ترفیع  و ایجاد شور ایجاد شود.

 

برون سپاری واگذاری کارها

فواید واسپاری کارها

مدیریت بدون تفویض اختیار بی معناست. اما موضوع به معنای این نیست که مدیر مجبور است که امر واسپاری را انجام دهد. تفویض اختیار دارای فایده های فراوان و لذت بخشی برای مدیر، کارمند و سازمان است که نباید از آنها غافل شد. من برخی از این موارد را در ذیل اشاره می کنم:

 1 – به مدیر این امکان را  می دهد که وقت بیشتری داشته باشد، برخی از کارها را واسپاری کند و وقت و انرژی خود را برای امور مهم تر مصروف دارد.

2 –  مدیر با انجام واسپاری به صورت اصولی می تواند فشار کاری و استرس کمتری را تجربه کند.

3 – با رشد فرد و افراد زیر مجموعه مدیر، او حس معلمی و موفقیت و مربی گری را می تواند تجربه کند و این که نتیجه تلاشهای خود را در موفقیت دیگر افراد ببیند.

4 – با تقسیم کار، کارها تخصصی تر شده و هر کس در امری که لازم است، تجربه و تخصص و مهارت پیدا می کند.

5 – واسپاری کارها، موجب افزایش اعتماد متقابل شده و ابزاری مناسب برای القای حس اعتماد و انگیزه به کارمندان محسوب می شود.

6 – تفویض کار، موجب تجربه آموزی و مهارت بیشتر یک فرد شده و امکان بروز و ظهور استعدادها را برای همگان فراهم می آورد.

7 – برای همه این فرصت را فراهم می آورد که مسئولیت پذیری و برنامه ریزی و همکاری و مشارکت را بیاموزند و در این مسیر گام بردارند.

8 – با بهره گیری از تفویض اختیار حرفه ای، از منابع انسانی و مالی و مادی، حداکثر استفاده خواهد شد و بهره وری سازمانی افزایش پیدا می کند.

حتما هر مدیری دوست دارد که کارهای زیادی را واگذار کند و خودش با خیال راحت مدیریت کند، اما تجربه ثابت کرده که خیلی از مدیران در امر تفویض اختیار با مشکلات و مسائل مختلفی مواجه شده اند، از اعتماد کردن و تفویض کار پشیمان شده و آسیب ها و ضررهای زیادی متوجه آنها شده است. اما مسئله در نفس تفویض اختیار نیست بلکه در شکل و شیوه آن بوده است. حتی ممکن است با تفویض اختیار، کار بهتر از آنی که شما انجام می داده اید و فکر می کرده اید، انجام شود! اگر بر نتایج متمرکز شوید نه بر روش ها، حتما نتایج خوبی از تفویض اختیار را در سازمان خودتان مشاهده خواهید کرد.

ما همواره مدیرانی داریم که صدها کارمند و مدیر میانی دارند و با خیال آسوده در حال مدیریت هستند، پس باید بتوانیم به شکل حرفه ای و استاندارد تفویض کار را انجام دهیم که من در ادامه به برخی از اصول آن و مسائل مهم در اجرای تفویض اختیار اشاره می نمایم.

 

دغدغه های مدیران در واسپاری کارها

از خوبی های تفویض اختیار بسیار گفتیم، اما بسیار مدیرانی هستند که می گویند ما با تمام مزایا و فواید تفویض اختیار آشنا هستیم و درباره لزوم و اهمیت آن شکی نداریم، اما دغدغه ها، نگرانی ها و مسائل مختلفی هم در تفویض اختیار وجود دارد که ما را در تفویض اختیار با مشکل مواجه کرده و یا پشیمان می کند. این دغدغه ها چیست؟

  • بعضی از مدیران می ترسند که با واسپاری، کنترل خود را روی کارکنان و پروژه ها از دست بدهند و مدیریت شان ناقص شود و به جای آن که در مهارت خودشان کار کنند، فقط به مدیریت و نظارت و رهبری بپردازند!
  • خیلی از مدیران فکر می کنند و شاید هم تا حدودی درست، بر این اندیشه اند که فقط خودشان می توانند به نحو مطلوب، کار را به اتمام برسانند و دوست دارند کارها به روش و سبک خودشان انجام شود.
  • بعضی از مدیران با انجام واسپاری مشاهده کرده اند چه خرابکارهایی و اشکالات و اشتباهاتی از سوی کارمندان انجام می شود و آسیب ها و ضررهای عمده ای به مجموعه وارد می شود.
  • مدیران خیلی وقتها می بینند که یکی از کارکنان، کل یک روز در حال کلنجار رفتن با کاری است که خود مدیر می توانسته در 1 ساعت آن را به خوبی انجام دهد!
  • مدیران بعضا با موضوع “تفویض اختیار معکوس” مواجه می شوند و کارمندانی که مسئولیت پذیر نیستند و با نوشتن جملاتی مثل جهت استحضار و صدور دستور لازم و اقداماتی از این دست،  از خودشان سلب مسئولیت کرده و کارها را دوباره به خود مدیر ارجاع می دهند!
  • برخی مدیران ممکن است با واسپاری، حس رقابت و حسادت را لمس کنند و از این می ترسند که یکی از کارکنان بهتر از آنها بتواند کارها را انجام دهد و جایگزین آنها شود!
  • واسپاری، همواره همراه با نظارت و آموزش است و نگرانی از وقت و زمان و هزینه ای که برای آموزش نیروها باید گذاشته شود نیز، مدیران را آزار می دهد و آنها  را به این نتیجه می رساند که به جای وقت صرف کردن برای آموزش دیگران و مشاهده خرابکاری کارمندان، خودشان کارها را انجام دهند!
  • وقتی هم تفویض اختیار انجام می شود،کارکنان برای هر موضوعی کوچکی از مدیر سوال می کنند! درخواست راهنمایی و توضیح تکالیف کاری از سوی کارکنان، مدیر را آزار می دهد!
  • به علت عدم آموزش پذیری یا آموزش کارمندان، مدیر دائما و مکررا در کارهای محوله به کارکنان دخالت می کند.
  • خیلی وقت ها کارکنان سعی می کنند از برعهده گرفتن مسئولیت کارها شانه خالی کنند و فکر می کنند که شما می خواهید کارهایی را به آنها تحمیل کنید.
  • تکالیف تفویض شده، نا تمام می مانند و مهلت های تعیین شده برای دستیابی به یک هدف مشخص از دست می روند و مجموعه ضرر می کند!

این دغدغه ها و نگرانی ها و مواردی از این دست همواره وجود داشته و خواهد داشت، اما این ها نباید موجب گردد که یک سازمان یا مدیر، کل موضوع تفویض اختیار را نادیده بگیرد، بلکه لازم است به استفاده از علم و تجربه و با روش های استاندارد و طی مراحل لازم، امر تفویض اختیار را به استانداردترین وجه انجام دهد، البته با این پیش فرض که ممکن است در برخی موارد، اشتباه کند یا تفویض اختیار آن نتایج و اهدافی که می خواسته را محقق نسازد.

مراحل واسپاری کارها

واسپاری امور و تفویض اختیار، مراحل و اصولی دارد و در صورتی موفقیت آمیز است و برای سازمان و مدیر، راهگشا و کارکردی است که این مراحل و استانداردها در آن رعایت شود. اگر مراحل کار به خوبی انجام شود، بسیاری از نگرانی ها و دغدغه های مدیر نیز حل خواهد شد.

مراحل اساسی تفویض اختیار، تعریف موضوع قابل تفویض، شناسایی و انتخاب فرد مناسب، توجیه و آموزش فرد، نظارت و کنترل فرد و ارزیابی اقدامات اوست. من در اینجا به صورت اجمالی، مراحل تفویض اختیار را شرح می دهم:

1 – در مرحله اول باید تصمیم بگیرید چه چیزی تفویض می شود؟ شما ممکن است هر کاری را مجبور شوید که واسپاری کنید. ممکن است کارهایی که درباره آن مهارت ندارید، کارهایی که نسبت به آن تجربه و علاقه دارید و یا شاید هم دقیقا همان کارهایی که از آن لذت می برید و دانش و تجربه کافی درباره آن دارید را واگذار کنید. وظیفه مدیر، مدیریت کارهاست نه انجام تک تک آنها. با این وسوسه مبارزه کنید که شما بهترین هستید و هیچ کس نمی تواند کارها را به خوبی شما انجام دهد! کارها را دسته بندی کنید و به فرد با صلاحیت و توانمند و با ظرفیت بسپارید تا آنها نیز مثل شما قوی شوند. پس در گام اول شغل و پروژه و وظیفه را مشخص کنید، شرح شغلی یا شرح پروژه را حتی الامکان به صورت مکتوب بنویسید و مشخص کنید  که چه کارها، مسئولیت ها و ماموریت هایی قرار است، انجام شود. در این زمینه شکل های مختلفی از واسپاری وجود دارد: شاید هم پروژه ای مشخص دارید که قرار است به یک نفر واسپاری شود، در این صورت هم شرح فعالیت ها و وظایف و مسئولیت ها را کاملا مشخص کنید و مکتوب نمایید که در اختیار فردی که قرار است امور به وی تفویض شود، واگذار شود. روشن بودن و واضح بودن انتظارات و رفع ابهام از آنها موجب تمرکز بیشتر فرد شده و از سوء تفاهم و اختلاف نظرهای بعدی جلوگیری خواهد کرد.

2 – انتخاب فرد مناسب، مرحله بعدی فعالیت است. ممکن است کارمندی برای واسپاری ندارید که بر اساس اصول فصل قبل و برنامه های حرفه ای استخدام، فرد مناسب را پیدا کنید و جذب سازمان نمایید. شاید هم کارمندانی دارید و قرار است بین آن کارمندان، کار تفویض را انجام دهید. پس از خودتان بپرسید کدامیک از کارمندان برای این کار مناسب هستند؟ کدامیک تمایل برای رشد و مسئولیت پذیری دارد؟ میزان وقت آزاد کارمندان، تعداد وظایفی که قبلا به آنها سپرده اید را بررسی کنید. مهارت او و آمادگی او و انگیزه او را بررسی کنید. سعی کنید در مدیریتتان مهارت های یک کارمند، نقاط ضعف و قوت او و توانایی او را بررسی کنید تا هنگام تفویض اختیار به مشکل برنخورید. این نکته را نیز در نظر بگیرید که گاهی لازم است برای واگذاری امور از منابع خارج از سازمان هم بهره برد. به نظر من، مهم ترین موضوع در امر تفویض اختیار، انتخاب فرد مناسب است!

3 – برای تفویض صحیح باید در جلسه یا جلساتی موضوع واگذاری را مطرح کرده و فرد را توجیه کنید. علت انجام کار مورد نظر را روشن سازید. اجازه بدهید که کارمندان از اهمیت و فوریت کار مطلع و نسبت به آن حساس شوند.کار و پروژه را به وضوح شرح دهید، هدف آن را تعریف کنید، نقش کارمند و مابقی کارمندان را توضیح دهید، زمان را مشخص کنید، معیارهای ارزیابی عملکرد را مشخص کنید، موارد پاسخگویی را مشخص کنید، منابع وحمایت ها را مطرح کنید، نیازهای او را بررسی کنید، آموزش لازم را بدهید، موارد را در صورت لزوم مکتوب کنید، جلسات لازم را برگزار کنید و در نهایت اختیار را منتقل کنید.

4 – مرحله دیگر، پیگیری بعد از تفویض اختیار، نظارت و پیگیری کار تفویض شده، پشتیبانی و حمایت از کارمند طی انجام کار، مدیریت کارهایی که از سوی کارمند باز به شما  ارجاع می گردد، و کنترل و نظارت محسوس و نامحسوس و یا از راه دور می باشد. در این موضوع باید توجه کرد که مداخلات بی جا صورت نپذیرد، اطلاعات به صورت متقابل منتقل شود، کارمند به صورت رها، آزاد گذاشته نشود و در صورت لزوم اختیارات یا بخشی از آن از کارمندان باز پس گرفته شود. پیگیری و سرکشی و گزارش گرفتن، بخش مهمی از تفویض کار است که اگر به آن توجه نکنید و یا کارمند خود را در این زمینه توجیه نکنید، حتما به کار و تفویض کار ضربه خواهد زد. نکته مهم دیگر این است که تشویق و تنبیه و توبیخ شما باید به اندازه و به صورت استاندارد باشد که در این باره بیشتر توضیح خواهم داد.

5 – منابع و امکانات لازم در مورد تفویض اختیار به صورت کامل مورد گفتگو و توافق قرار گیرد. بعضی اوقات شما کاری را به کسی و اسپاری می کند و او بعد از چند روز می گوید من این امکانات را لازم دارم یا موفق نمی شود و می گوید چون این امکانات و ابزار و وسایل را نداشتم، نتوانستم به خوبی کار را انجام دهم. لذا درباره امکانات خودتان همه موارد را به صورت شفاف، مطرح نمایید.

6 – در کنار نظارت، پشتیبانی هم لازم است. مدیر باید کارمندان و همکاران دیگر را از موضوع واسپاری و فردی که به او واسپاری انجام شده، مطلع نماید؛ هرگونه اطلاعات و مدارک و ابزار لازم را در اختیار او بگذارد؛ توصیه ها و راهنمایی های لازم را انجام دهد ؛ فردی که به او کاری تفویض شده، رقیب مدیر نیست و مدیر منتور و مربی اوست و باید مستمرا از او پشتیبانی کند، مشکلات و مسائل پیش بینی نشده و احتمالی را لازم است از قبل به فرد تذکر دهد، به او بازخورد دهد و در صورت موفقیت، او را تشویق نماید و در عین حال در صورت اشتباه نیز، از کارمند پشتیبانی می کند نه این که پشت او را خالی نماید.

10 – جمع بندی و ارائه بازخورد، آخرین مرحله تفویض است. وقتی پروژه یا کاری که واگذار کردید تمام شد، یا گزارش روزانه و هفتگی و ماهیانه یک نفر را دریافت می کنید، موضوع مهم جمع بندی است و گفتگو کردن با فرد. اگر وقت بگذارید و گزارش ها را بخوانید و به فرد بازخورد دهید و نظرات او را جویا شوید و کار را جمع بندی کنید در ادامه تفویض و یا واسپاری کارهای جدید به همان فرد، نتایج بهتری برای شما و سازمان تان حاصل خواهد شد.

 

چه موضوعاتی را واسپاری نکنیم؟

شما در واسپاری، ممکن است شغل، سمت، تصدی، وظیفه، پروژه یا نقشی را به دیگری بسپرید که انجام دهد. کارهای آسان، کارهای اجرایی، کارهایی که دیگران به سهولت می توانند انجام دهند، کارهایی که نیازمند به آموزش یا تجربه خاصی نیست، و بعد از آن کارهایی که با آموزش و تجربه می تواند منتقل شود، همه مواردی است که در نگاه اول و فاز اول، خوب و یا بعضا لازم است که تفویض شود. مدیر باید کار را بسنجد و مشخص کند که دقیقا چه وظایف، کارها، پروژه ها، کارویژه ها و واحدهایی را قرار است واسپاری کند؟ مدیر نه باید کارهای خیلی پیچیده را واسپاری کند و نه کارهای خیلی ساده را! بلکه باید کاملا بسنجد که چه کاری و در چه زمانی و به چه کسی باید واگذار شود؟ ما، بسیار از فواید و مزایای تفویض اختیار گفتیم، اما آیا مواردی هم هست که نیاز به واسپاری ندارد؟ بله، حتما!

1 – سازمان و کسب و کار شما وقتی نیاز به تفویض اختیار دارد که خود شما زمان یا توان انجام کار را ندارید. وقتی سازمان شما و فعالیت های آن محدود است، بی گمان نیاز به نیروی اضافی ندارد! بعضی اوقات ما سازمان های کوچکی می بینیم که کار چندانی هم ندارند، اما چند نفر منشی و آبدارچی و کارپرداز و راننده و… استخدام می کنند و فکر می کنند که با این کار، سازمانشان بزرگ خواهد شد! پس موضوعی بدیهی است که آن هنگام یک مدیر نیاز به تفویض اختیار دارد که یک شغل یا سمت یا پروژه را به دلایل مختلف نتواند انجام دهد.

2 – برنامه ریزی، سیاستگذاری، تدوین چشم انداز، استراتژی و برنامه های توسعه لازم است که توسط خود مدیر انجام شود. اگر هم سازمان یا مدیر، مشاورین یا مدیرانی دارند که در این زمینه به او کمک می کنند، لیکن لازم است که خود مدیر در جریان تمام سیاستگذاری ها باشد؛ این موضوعات، مواردی نیست که واسپاری شود و فرد دیگری برای مدیر انجام دهد.

3 – جذب و استخدام نیرو و راهنمایی و انگیزش آنها و همچنین ارزیابی عملکرد و توبیخ و پاداش آنها، و همچنین تعدیل و اخراج کارمندان عمدتا در سازمان های کوچک و متوسط بهتر است توسط مدیر یا با نظارت او انجام شود.

4 – مذاکرات مهم، امضای قراردادها، خریدهای مهم و گفتگوها و مذاکرات پیچیده و اساسی و تاثیرگذار، همگی لازم است توسط مدیر انجام شود و تفویض نشود.

5 – دو گلوگاه مهم در اکثر سازمان ها، بخش مالی و انبار است. این موارد در اکثر سازمان ها لازم است که تفویض شود، اما بهتر است که با نظارت کامل مدیر باشد. مدیر باید با دقت بیشتری به این دو بخش توجه کند و اگر هم این امور را واسپاری می کند در تعهد و امانت فردی که به وی تفویض می شود، توجه بیشتری کرده و نظارت در این زمینه ها را هم جدی تر بگیرد.

6 – تا زمانی که فرد با صلاحیت و لایق و مطمئنی را برای کاری پیدا نکردید یا آموزش لازم را به نیروی خود ارائه ندادید، از تفویض کامل کار اجتناب کنید. در امر واسپاری امور و تفویض اختیار، هیچ گاه عجله نکنید که حتما پشیمان خواهید شد!

(این نوشته با بهره گیری از کتاب “درسهای کاربردی برای مدیریت منابع انسانی” نوشته سید علی ناظم زاده به رشته تحریر درآمده است.)

منتشرشده در پایگاه خبری سپهراقتصاد

واسپاری کارها در سازمان؛ چرا و چگونه؟