سید علی ناظم زاده – مشاور و پژوهشگر
از مفاهیم مهم در هر سازمانی بهره وری است و البته تجمیع کارآیی و اثربخشی! بی گمان یکی از وظایف مهم مدیر در سازمان در عرصه های مختلف، افزایش بهره وری است خصوصا در زمینه منابع انسانی. پرسنل و نیروهای کار در یک سازمان یا منبع فعالیت های شما هستند و یا سرمایه شما، پس باید بتوانید بیشترین استفاده و بهره را از این منابع و سرمایه های کلیدی ببرید.
بهره‌وری چیست؟
بهره‌وری را تجمیع کارآیی و اثربخشی برشمرده اند و حداکثر استفاده از منابع برای دستیابی به اهداف؛ پس برای آن که سازمانی بهتر و بیشتر بهره وری داشته باشد، لازم است که منابع و سرمایه های آن از جمله منابع انسانی، بیشترین کارآیی و اثربخشی را بروز دهند. بر این اساس به صورت مختصر به موضوع کارآیی و اثربخشی می پردازم.
کارآیی چیست؟
کارآیی، یعنی کاری را به درستی انجام دهیم. یعنی رابطه میان نتایج بدست آمده با منابع استفاده شده. یعنی از کمترین منابع انسانی بتوانیم بیشترین استفاده را ببریم. یعنی با حداقل منابع انسانی بیشترین تولید را داشته باشیم، بیشترین خدمات را بتوانیم ارائه دهیم و بیشترین فروش را داشته باشیم. برای مثال شما در وضعیت عادی، با 100 میلیون تومان سرمایه و 10 نفر می توانید 10 فرش دستباف تولید کنید، کارآیی به این معنی است که با 80 میلیون تومان سرمایه و 7 نفر این کار را انجام دهید. به طور کلی، در کارایی در پی آن هستیم که کار را با منابع کمتری انجام دهیم و کاآرایی منابع و نیروهای انسانی را بالا ببریم. تمام مواردی که تاکنون در مورد منابع انسانی و مدیریت آن گفتیم، به شما کمک خواهد کرد که کارآیی سازمان و منابع انسانی شما بالاتر برود.
اثربخشی چیست؟
اثربخشی یعنی کار را به درستی تعریف کنیم و انجام دهیم. یعنی میزانی كه فعالیت های برنامه ریزی شده تحقق یافته و نتایج برنامه ریزی شده بدست آمده است. یعنی به شکلی برنامه ریزی کنیم که به بهترین نحو از منابع مختلف از جمله منابع انسانی استفاده کنیم که در زمان مناسب و با کیفیت مناسب به بهترین شکل انجام شود. اثربخشی درمثال بالا یعنی همان 10 فرش دستباف با 80 میلیون و 7 نفر نیرو به بهترین شکل و در زمان مناسب و با کیفیت مناسب آماده شود.
اثربخشی یا کارآیی؟
برخی شاید سوال کنند که برای یک سازمان اثربخشی لازم است یا کارآیی؟ بی گمان هر دو لازم و مکمل هم هستند. اگر مدیر و سازمان بتوانند از نیروها و منابع دیگر؛ حداکثر کارآیی و اثربخشی را داشته باشند، در واقع بهره ور هستند و می توانند موفقیت بیشتری را کسب نمایند. در سازمان های پیشرو که بهره وری بالایی دارند هم کارها درست تعریف می شوند و هم درست انجام می شوند و مدیر به هر دو این موارد توجه می کند.
اصول مختلفی برای افزایش بهره وری و کارآیی و اثربخشی سازمانی و توسعه آن در منابع انسانی وجود دارد که بسیاری از آنها را در همین کتاب مرور کرده ایم اما به طور خلاصه در اینجا برخی موارد را نیز تاکید می کنم که امیدوارم مورد استفاده قرار گیرد.
عوامل افزایش بهره وری نیروی انسانی چیست؟
- استخدام مناسب، تفویض اختیار کامل و حرفه ای و نظارت دائمی
- توجه به موضوع آموزش
- درک متقابل و توجه به هوش هیجانی و رضایت منابع انسانی
- تدوین و اجرای صحیح سازماندهی و ساختار سازمانی و چارت سازمانی
- رفتار مناسب و مطلوب مدیران در تمامی زمینه ها
- فراهم کردن شرایط لازم برای ارتقا و پیشرفت شغلی
- اختیارات کافی به منابع انسانی و احساس مسئولیت پرسنل
- مشارکت همه جانبه نیروهای انسانی در تصمیم گیری ها و برنامه ریزی ها
- توجه به زندگی شخصی و خصوصی و توازن کار و زندگی
- ساعات کار مناسب و عدم فشار و کارزدگی
- حقوق و پاداش مناسب و پرداخت عادلانه
- محیط مناسب و سالم و ایمن و بهداشتی و استاندارد
- ایجاد محیط و جو و فرهنگ سازمانی مطلوب
- توجه به بهره وری از سوی خود مدیر؛ یعنی اگر خود مدیر بی توجه به موضوع بهره وری باشد، هرگز نمی تواند از منابع انسانی توقع کارآیی و اثربخشی و بهره وری بالا داشته باشد.
عوامل کاهش بهره‌وری در سازمان:
خوب است که به موضوعات مهم در کاهش بهره‌وری در یک سازمان و در میان منابع انسانی نیز بپردازیم. این موارد چه مسائلی می تواند باشد؟
- شاید مهم ترین گزینه که یک سازمان، بهره وری پایین و اثربخشی و کارآیی نامناسبی دارد، عدم استخدام مناسب و جذب فردی به کاری دارد که در آن توانایی و مهارت و لیاقت ندارد.
- تفویض اختیار غیرحرفه ای، عدم توجه به اصول تفویض، عدم اختیار دادن، نظارت بیش از حد یا عدم نظارت و… موارد مهم دیگری است که در این زمینه مهم و اثرگذار می باشد.
- وجود تبعیض بین افراد، فامیل بازی و پارتی بازی و حس عدم عدالت و انصاف نقش مهمی در کاهش کارآیی یک نیروی انسانی دارد.
- تعدیل و اخراج های متعدد، عدم انعقاد قرارداد و ناامنی شغلی، مسئله دیگری است که با کاهش بهره وری سازمانی دامن می زند.
- مساعد نبودن محیط کاری و عدم توجه به نیازهای ضروری کارکنان از موضوعات مهم دیگر در این زمینه است.
- عدم تناسب شغل و شخص، بی علاقگی به کار و عدم وجود انگیزه نیز در این زمینه مهم و اثرگذار است.
- موضوع دیگر عدم تناسب تعداد افراد با کار است، چه تعداد نیروی کار شما برای انجام یک کار کم باشد و فشار کاری زیاد باشد، چه تعداد نیروهای کار شما زیادی از حد بوده و با تورم نیروی انسانی مواجه باشید، در هر دوحال بهره وری در مجموعه و سازمان شما پایین می آید.
- ضعف مدیریت و بی برنامگی او و فقدان برنامه ریزی و استراتژی و چشم انداز و هدفگذاری مناسب، همه از جمله مواردی است که بهره وری در منابع انسانی در یک مجموعه را به پایین ترین سطح ممکن است برساند.