برای یک مدیر و رهبر، یکی از مهم‌ترین وظایف، برگزاری جلسه‌های اثربخش است. در جلسات است که تصمیمات مهم، استراتژی‌ها، خرید و فروش‌ها، جذب و تعدیل منابع انسانی و اغلب برنامه‌های کلان مدیریتی شکل می‌گیرند.
به بیان دیگر، جلسه‌ها قلب تپنده سازمان هستند؛ جایی که سازمان‌های متوسط و بزرگ با تیم خود گفت‌وگو، تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی می‌کنند.اما چرا در عمل، بسیاری از جلسات خسته‌کننده، کسل‌کننده و بی‌فایده‌اند و حتی مدیران و کارکنان از آن‌ها گریزانند؟ و مهم‌تر اینکه، چگونه می‌توان جلساتی داشت که کسی از آن فراری نباشد؟
این پرسشی است که پاتریک لنچونیدر کتاب خود با عنوان «فرار از جلسه» (ترجمه مریم انصاری، نشر آریانا قلم) به آن پاسخ می‌دهد.
بخش عمده کتاب به شکل یک داستان مدیریتی روایت می‌شود؛ ماجرای «کِیسی»، یک مدیرعامل خیالی و تلاش‌های او برای اصلاح جلسات سازمان.
اما در بخش تحلیلی کتاب، لنچونی ریشه بی‌حاصل بودن جلسات را در دو عامل کلیدی می‌داند:
1.نبود هیجان
2. نبود ساختار
۱. هیجان در جلسات
جلسه‌های یکنواخت و پیش‌بینی‌پذیر، انرژی و انگیزه را از بین می‌برند. برای ایجاد هیجان باید:
* از جلسات صرفاً تکراری پرهیز کرد.
* موضوعات بحث‌برانگیز و چالش‌زا مطرح شوند.
* مدیر عمداً کشمکش سازنده ایجاد کند و اجازه دهد تضاد دیدگاه‌ها مطرح شوند.
البته این کشمکش باید مدیریت شود تا از حد مناظره‌ی مفید فراتر نرفته و به نزاع شخصی و بی‌ثمر تبدیل نشود.
۲. ساختار جلسات
جلسات بی‌ساختار، مثل «آش شلم‌شوربا»، همه‌چیز را درهم می‌ریزند و نتیجه‌ای ندارند. راهکار لنچونی این است که:
* هر جلسه باید هدف و چارچوب مشخصی داشته باشد.
* به‌جای یک جلسه طولانی و شلوغ، جلسات کوچک‌تر و هدفمند برگزار شوند.
او ٤ سطح اصلی جلسات سازمانی را معرفی می‌کند:
1. جلسات روزانه (۵ دقیقه‌ای و ایستاده): مرور سریع فعالیت‌ها و هماهنگی روز.
2. جلسات هفتگی (۴۵ تا ۹۰ دقیقه): بررسی فعالیت‌های جاری، تاکتیک‌ها و حل مسائل کوتاه‌مدت.
3. جلسات ماهانه یا موردی (۲ تا ۴ ساعت): تحلیل و تصمیم‌گیری درباره موضوعات استراتژیک و چالش‌های مهم.
4. جلسات فصلی (۱ تا ۲ روزه، خارج از دفتر): مرور روندها، آینده‌نگری، چشم‌انداز و هم‌راستاسازی کلان.
در مجموع بابهره گيرى از اين كتابم ميتوان نتيجه گيرى كرد كه جلسات قرار نیست فقط «برگزار شوند» یا «صورتجلسه‌ای پر شوند»؛ جلسات باید به صحنه‌ی زنده تصمیم‌سازی، چالش و هم‌راستاسازی تیم تبدیل شوند. اگر هیجان و ساختار به درستی در آن‌ها تزریق شود، از یک (وظیفه خسته‌کننده) به (مهم‌ترین ابزار رهبری سازمان) بدل می‌شوند.
