برای شناخت هر چه بیشتر سازمان، بسیاری از اندیشمندان، آن را با بدن انسان و سیستم زنده ارگانیک مقایسه می کنند و بر این اعتقادند که همانطور که انسان از بدو تولد تا مرگ، مراحل مختلفی را طی می کند، سازمان نیز از ایجاد تا افول، مراحل و مسائل و ابعاد مختلفی را پشت سر می گذارد.
انسان بعد از تولد، رشد می کند، دوران طفولیت و کودکی را طی می کند، هر روز بزرگ تر و پیچیده تر می شود و به تکامل و بلوغ می رسد و کم کم، افول کرده و پیر می شود و بالاخره مرگ را تجربه می کند؛ اما همین انسان در طول دوران زندگی، ممکن است از مرحله ایجاد، مریض و بیمار، متولد شود، ممکن است در خانواده ای فقیر به دنیا آید که نتواند خوب رشد کند، می تواند با این که مشکلاتی دارد و فقیر است، اما با تلاش و کوشش و شناختن ظرفیت ها به درجات عالی برسد، ممکن است در مرحله ای تصادف کند یا به بیماری لاعلاجی مبتلا شود، ممکن است سرطان بگیرد، سکته کند، ممکن است بیماری هایش را درمان کند و یا درمان نکند و… تمام این مثالها برای یک سازمان هم قابل اتفاق است.
سازمان می تواند از بدو تولد، بیمار متولد شود، ساختار مناسب را نداشته باشد، مدیریت مناسب نداشته باشد، شرکا با هم به خوبی نتوانند همکاری کنند، به تله بنیانگذار مبتلا گردد، به پیری زودرس مبتلا شود، به اشرافیت مبتلا شود، به بوروکراسی منفی نیل پیدا کند و… که همه این موارد، آسیب زا بوده و سازمان را از آن هدفی که بر اساس آن شکل گرفته دور می کند!
به عقیده بسیاری از اندیشمندان هر سازمانی در طول چند صد سال گذشته، دوره زندگی خاصی داشته یا دارد، Life Cycle یا دوره حیات هر سازمان اگر ۱۰ سال، ۱۰۰ سال یا ۴۰۰ سال هم باشد بالاخره تجربه ایجاد تا افول را خواهد داشت و تنها می تواند با نوزایی و اصلاح، مرحله افول را به تعویق اندازد. بر این اساس است که ما می توانیم دوره حیات یک سازمان را شامل این مراحل بدانیم:
- ایجاد
- طفولیت
- رشد
- بلوغ
- تکامل
- ثبات
- اشرافیت
- بوروکراسی (منفی)
- افول
معمولا سازمانها در صورت موفق بودن و رشد استاندارد، باید این مراحل را طی کنند، گرچه ما با بسیاری از سازمان ها مواجه هستیم که همه این مراحل را به ترتیب طی نمی کنند و ممکن است در یکی از همین مراحل، به علل مختلف، افول و مرگ را تجربه کنند و یا این که از مرحله ای به دو مرحله بالاتر شیفت کنند و مثلا از مرحله بلوغ به اشرافیت برسند و زودتر، افول را تجربه نمایند. اما به طور کلی با نشانه ها و مولفه هایی ما می توانیم به این درک برسیم که سازمان ما در چه دوره ای از حیات خود به سر می برد؟
مولفه های مهم و تعیین کننده در مراحل عمر سازمان و دوره حیات یک مجموعه وعمر سازمان هدف، نقدینگی، سیستم و ساختار، تنوع محصول، نگاه به مشتری، فضای فیزیکی ، ارتباط با مدیریت، تله بنیانگذار، تعهد کارکنان، القاب و عناوین و ارتباط با خانواده و… است که هر یک از این موضوعات در مراحل عمر یک سازمان به شکل های گوناگونی تبلور می یابد. اگر ما بتوانیم این مولفه ها را در هر سازمانی بررسی کنیم، به آسانی میتوانیم درک کنیم که این سازمان در چه مرحله ای از حیات سازمانی اش به سر می برد و رشد و افول آن به چه شکلی خواهد بود؟
لذا بررسی این مولفه ها در شناخت سازمان و عارضه یابی آن و حل مشکلات آن بسیار کارگشا است که در ادامه هر یک از آنها را در رابطه با مراحل مختلف حیات سازمان بررسی می کنیم:
۱ – هدف
هدف در مرحله ایجاد یک سازمان و رشد آن، بقا است و یک سازمان در مرحله اول باید به این هدف ایجاد شود که بتواند بقا پیدا کند. در مرحله بلوغ، هدف سازمان رشد بیشتر و جایگاه مهم تر و وارد بازی بزرگان شدن است. در مرحله تکامل، هدف یک سازمان اول شدن و رکورد زدن است. و در مرحله ثبات، هدف یک سازمان اول ماندن است. هدف سازمان در مرحله اشرافیت، افتخار به گذشته است. و در بوروکراسی و افول، هدف تبدیل به قانون می شود که بیشتر دست و پا گیر است!
بر این اساس وقتی ببینم که هدف سازمان و مدیران آن از ادامه فعالیت چه می باشد، می توانیم درک کنیم که این سازمان در چه مرحله ای به سر می برد و یا این که اگر مشاهده کردیم که سازمان ما در مرحله رشد است اما هدفی متفاوت از بقا دارد، می توانیم درک کنیم که این سازمان در هدفگذاری، با مشکلاتی مواجه است!
۲ – نقدینگی
به طور عام، نقدینگی سازمان در مراحل اولیه و ایجاد و طفولیت و رشد، پایین است و اگر درآمدی هست بیشتر صرف رشد سازمان می شود. اما از مرحله بلوغ، نقدینگی بیشتر شده و در مرحله تکامل، در حدی است که امکان توسعه برند و ورود در عرصه های دیگر فراهم می شود. نقدینگی سازمان در مرحله تکامل، بیشترین رشد را تجربه می کند و در مرحله ثبات با این که نقدینگی زیاد است، اما رشد خود را از دست می دهد و این موضوع در مرحله اشرافیت، افول بیشتری را تجربه می کند تا جایی که در مرحله افول، نقدینگی کم می شود و سازمان ممکن است به دارایی فروشی روی آورد.
۳ – سیستم و ساختار سازمان
حد تکامل یافتگی سیستم ها در مراحل اولیه سازمان، بسیار پایین بوده و ما در مرحله بلوغ است که با ایجاد سیستم و ساختار تشکیلاتی در سازمان مواجه می شویم. اما در مرحله تکامل و ثبات، سیستم ها و ساختار سازمان، کاملا به روز و پیچیده هستند و کل سازمان به صورت سیستماتیک اداره می شود. همین سیستم در دوره ای که سازمان، اشرافیت و بوروکراسی را تجربه می کند، دچار ضعف می شود.
۴ – تنوع محصول
تنوع محصول در مرحله ایجاد و طفولیت سازمان، پایین و در مرحله بلوغ، زیاد می شود. یک سازمان در مرحله تکامل و ثبات با بیشترین تنوع محصول و بعضا تخصصی شدن در ارائه محصول مواجه است و در مراحل بوروکراسی و افول، از تنوع محصولات کاسته می شود.
۵ – نگاه به مشتری
سازمان که ایجاد می شود و مراحل اولیه خود را طی می کند، بیشترین نگاهش به مشتری است، این سازمان برای ادامه بقا به مشتری نیاز دارد و طبعا باید مشتری مدار باشد و اگر می بینیم که سازمانی در مراحل اولیه خود، نگاهی به مشتری ندارد، با بیماری و مشکلات اساسی مواجه است! در مرحله بلوغ، مشتری، بسیار مهم است و در مرحله تکامل، مشتری مداری و ایجاد مشتری وفادار و شگفت زده، در اولویت سازمان است اما در مرحله ثبات، کم کم، مشتری مداری تبدیل به شعار می شود و حداکثر، رضایت مشتری، مهم است نه شگفت زده کردن او، این موضوع در مرحله اشرافیت و بوروکراسی وضعیت بدتری پیدا می کند و نگاه به مشتری از بالا می شود.
۶ – مکان
از دیگر مولفه های اثرگذار در سازمان، مکان است به معنای فضای فیزیکی سازمان، اندازه و جایگاه آن، واحدها و شعب و دکور در محیط فیزیکی و حتی پوشش کارکنان. این موارد را اگر با عنوان کلی مکان، مورد بررسی قرار دهیم با این واقعیت مواجهیم که سازمان در مراحل اولیه و ایجاد و طفولیت، در مکان ابتدایی به سر می برد، فضای فیزیکی، محدود است، واحد و شعبه ای وجود ندارد و پوشش رسمی برای کارکنان هم وجود ندارد. اما به تدریج در مرحله رشد و بلوغ، ممکن است بر تعداد شعب اضافه شود، فضای فیزیکی بهتر شود، و کارکنان دارای پوشش رسمی یکپارچه شوند. بهترین وضعیت مکان، در مرحله تکامل و ثبات است، جایی که سازمان در صورت نیاز، ممکن است دارای شعبات زیادی باشد، همه شعبات از دکور و رنگ متحد استفاده می کنند و لباسها، رسمی و متحدالشکل می باشند. اما اگر با سازمان پیشرفته ای مواجه شدیم که از شعباتش کاسته می شود، پوشش کارکنان قدیمی شده، دکوراسیون و رنگ سازمانی اهمیت و تازگی قبل را ندارند و فضاهای فیزیکی با افول مواجه است، باید بدانیم که این سازمان مرحله بوروکراسی یا اشرافیت و افول را تجربه می کند.
۷ – تله بنیانگذار و ارتباط با مدیریت
تله بنیانگذار به این معنی است که سازمان بدون مدیر، از بین می رود و نمی تواند ادامه حیات دهد. بلاشک سازمان در مراحل اولیه و ایجاد و طفولیت و رشد با تله بنیانگذار مواجه است و بدون حضور مدیر، نمی تواند ادامه حیات دهد در عین حال که ارتباط با مدیریت به آسانی امکان پذیر است و مدیر، همواره در دسترس است. اما به تدریج در مرحله بلوغ، ما با تفویض اختیار مواجه هستیم تا جایی که در مرحله تکامل و ثبات، سازمان نباید با تله بنیانگذار مواجه باشد و با تفویض اختیار و تقسیم کار صورت گرفته، بدون حضور مدیر و بنیانگذار و حتی با مرگ او، سازمان می تواند ادامه حیات دهد، در این مرحله، مدیر، کمتر در دسترس است و فقط مذاکرات مهم و سیاستگذاری ها را انجام می دهد. این موضوع در مراحل اشرافیت و بوروکراسی و افول سازمان، تا حدی وجود دارد با این تفاوت که حضور مدیر در این مراحل نه به علت سیاستگذاری و ملاقات های مهم که به علت عدم پاسخگویی ممکن است کم رنگ باشد!
۸ – القاب سازمانی
در سازمان های نوپا، ما القاب سازمانی و پست سازمانی نداریم و معمولا هر کس به عنوان مهارتش شناخته می شود. در مرحله بلوغ و تکامل، پست های سازمانی کاملا مشخص گردیده و هر کس در جای خودش و با القاب و عناوین خودش شناخته می شود. اما سازمان در مرحله ثبات با القاب و عناوین فانتزی مواجه شده و در مراحل بعدی هر چه به سمت افول حرکت کنیم، القاب و عناوین و پست ها، ظاهری شده و کم کم لوث می گردد.
۹ – تعهد کارمندان و ارتباط با خانواده
سازمان در مراحل ایجاد و رشد، با کارمندانی باید مواجه باشد که تعهد بالایی نسبت به سازمان دارند و در وقت و بی وقت و در هر شرایطی و حتی با حقوق و مزایای کم متعهد به سازمان هستند. در این مراحل، ارتباط مدیران و کارمندان با خانواده، کم بوده و اکثر وقت افراد به کار می گذرد! اما در مرحله بلوغ و تکامل، این تعهد، شکل سازمانی به خود می گیرد، رضایت از کار بالاست و مدیریت قوی منابع انسانی شکل گرفته است و ارتباط با خانواده هم بهبود می یابد و مزایا و برنامه های خانوادگی ممکن است برپا گردد. لیکن بالتبع در مرحله ثبات، این تعهد، بیش از پیش قانونی می شود و در مراحل بعدی کمتر و کمتر شده و ظاهری می شود.
موارد فوق الذکر، نوعی دسته بندی نیست که بگوییم همواره و به صورت ثابت و روتین در مورد هر سازمانی امکان ایجاد دارد، اما به طور کلی هر سازمانی، مراحل ایجاد تا افول را به این شکل طی خواهد کرد و البته ممکن است در هر مرحله با پیشرفتها و پسرفت ها و تغییراتی مواجه باشد و در عین حال، نشانه و مشخصه و مولفه یک سازمان برای آن که بدانیم در چه مرحله ای است در این آیتم های ۹ گانه قابل مشاهده است اگر هر یک از مولفه ها را با ویژگی هایی که بررسی کردیم در مورد هر سازمانی به تحقیق بگذاریم، به خوبی متوجه خواهیم شد که سازمان درچه مرحله ای از عمر خود به سر می برد. یک نکته قابل ذکر در اینجا این موضوع است که سازمان، در مرحله ثبات و یا در مرحله اشرافیت، لازم است با مهندسی مجدد و Reengineering و تبدیل ساختار بلند خود به ساختار تخت و تغییر در فرآیندهای کلیدی، خود را بازسازی و نوزایی کند تا بتواند از افول، رهایی یابد و ادامه حیات دهد اما بسیاری از سازمانها به علت غرق شدن در خود سازمان و مشکلات درونی آن، و عدم توجه به مولفه های فوق الذکر، کمتر می دانند که در چه مرحله ای به سر می برند و برای پیشرفت و تکامل و حل عارضه ها و مشکلات، چه مسیری را باید طی کنند!
نوشته: سید علی ناظم زاده
این متن با بهره گیری از کلاس ((رفتار سازمانی پیشرفته)) آقای دکتر وحید قربانی در دوره DBA به رشته تحریر درآمده است.