از سری کتابهای دانشگاه هاروارد
ترجمه: سویل رضازاده با همکاری دکتر رحیم فرضی پور
انتشارات توفیق دانش – چاپ اول ۱۳۸۸
اشاره: تفویض کار و تفویض اختیار از مهم ترین موضوعات مدیریتی روز دنیا است که بسیاری آن را با مدیریت برابر دانسته اند. امروز این موضوعی غیر قابل اجتناب به نظر می رسد که کسی می تواند مدیر موفقی شود که بتواند به دقت و صحت تفویض اختیار انجام دهد. مدیران لازم است تا برای افزایش اثر بخشی مدیریت، حجم عمده ای از کارها را به دیگران بسپارند. در این میان بسیاری از مدیران هم هستند که می گویند ما از تفویض به عدم تفویض رسیدیم و تجربه های منفی تفویض اختیار آنها را به سمت عدم واگذاری امور به دیگران رسانده است. با این اوصاف، آشنایی بیشتر با موضوع تفویض اختیار، اصول و روش های آن، ابزار و کاربرد ها ی آن و پاسخ به سوالات مختلف درباره این مبحث مهم، برای مدیران امری مهم و حیاتی است که در کتاب ((تفویض کار)) به بسیاری از این مباحث به صورت اجمالی و خلاصه پرداخته شده است.
نیاز و هدف
وقتی انبوه کار برای مدیران باقی باشد، وقتی همیشه کارهای اضافی وجود دارد، وقتی زمان برای انجام پروژه های متعدد وجود ندارد، هنگامی که کارمندان مکرراً برای دراخواست راهنمایی و شفاف شدن امور به مدیر مراجعه می کنند، وقتی کارمندان اختیار و آمادگی انجام امور را ندارند، هنگامی که مکرراً در کار یا پروژه های کارمندان دخالت می شود، وقتی کارهای کارمندان توسط مدیر دوباره کاری می شود، وقتی روحیه و انگیزه کارمندان پایین است و…همه اینها دلایلی است بر این که مدیر موفق نیاز به تفویض کار دارد!
تفویض اختیار، واگذاری یک کار یا پروژه به عهده شخصی توسط شخص دیگر است، به طوری که شخص گماشته شده خودش را متعهد به انجام آن کار بداند. در هنگام تفویض، تنها مسئولیت انجام کار منتقل نمی شود، بلکه مسئولیت درستی و کیفیت کار نیز به فرد واگذار می شود.
فواید تفویض اختیار
کاهش حجم کار مدیر – کاهش استرس – آزاد شدن زمان برای فعالیت های جنبی – افزاش اعتماد و گسترش ارتباطات میان مدیران و کارمندان – افزایش کارآیی و بهره وری – افزایش مهارت کارمندان و مهیا کردن فرصت پیشرفت برای آنان و… از جمله فواید مهم تفویض اختیار به شمار می رود.
نگرانی ها درباره تفویض اختیار
برخی مدیران از تفویض اختیار و واگذاری امور به دیگران در هراس هستند. آنها نگران از دست دادن مسئولیت و پست خویش هستند، نگران خراب شدن امور، مشکل تر شدن کارها و اتلاف زمان بیشتر برای کارهایی که به راحتی انجام می شد، چشم پوشی مدیران از مهارت ها و تخصص خودشان هستند.
چه چیزهایی را نباید تفویض کرد؟
این نکته ای اساسی است که همه کارها، پروژه ها و وظیفه تفویض نمی شوند. باید دقت شود که برنامه ریزی، هدایت و ایجاد انگیزه در گروه، ارزیابی عملکرد کارمندان، مذاکره با مشتریان سرسخت، انجام کارهایی که نیاز به تخصص های فنی خاص دارد، استخدام و اخراج اعضا از جمله مواردی است که قابل واگذاری نیست و باید از سوی مدیر کنترل و هدایت شود.
مراحل تفویض اختیار
مراحل اساسی تفویض اختیار، شناسایی مسئله قابل تفویض، شناسایی فرد قابل، توجیه فرد، نظارت و کنترل او و ارزیابی اقدامات اوست.
در مرحله اول باید تصمیم بگیرید چه چیزی تفویض می شود. شما باید دقیقا همان کارهایی که از آن لذت می برید و دانش و تجربه کافی درباره آن دارید را واگذار کنید. وظیفه مدیر، مدیریت کارهاست نه انجام تک تک آنها. با این وسوسه مبارزه کنید و این کارها را به کارشناسان بسپارید تا آنها نیز مثل شما قوی شوند
انتخاب فرد مناسب، مرحله بعدی فعالیت است. از خودتان بپرسید کدامیک از کارمندان برای این کار مناسب هستند؟ کدامیک تمایل برای رشد و مسئولیت پذیری دارد؟ میزان وقت آزاد کارمندان، تعداد وظایفی که قبلا به آنها سپرده اید را بررسی کنید. مهارت او و آمادگی او و انگیزه او را بررسی کنید. سعی کنید در مدیریتتان مهارت های یک کارمند، نقاط ضعف و قوت او و توانایی او را بررسی کنید تا هنگام تفویض اختیار به مشکل برنخورید. این نکته را نیز در نظر بگیرید که گاهی لازم است برای واگذاری امور از منابع خارج از سازمان هم بهره برد.
برای تفویض صحیح باید در جلسه یا جلساتی موضوع واگذاری را مطرح کرده و فرد را توجیه کنید. کار و پروژه را به وضوح شرح دهید، هدف آن را تعریف کنید، نقش کارمند و مابقی کارمندان را توضیح دهید، زمان را مشخص کنید، معیارهای ارزیابی عملکرد را مشخص کنید، موارد پاسخگویی را مشخص کنید، منابع وحمایت ها را مطرح کنید، نیازهای او را بررسی کنید، آموزش لازم را بدهید، موارد را در صورت لزوم مکتوب کنید، جلسات لازم را برگزار کنید و در نهایت اختیار را منتقل کنید.
پیگیری بعد از تفویض اختیار، نظارت و پیگیری کار تفویض شده، پشتیبانی و حمایت از کارمند طی انجام کار، مدیریت کارهایی که از سوی کارمند باز به شما ارجاع می گردد، و کنترل و نظارت از راه دور، از جمله وظایف یک مدیری موفق می باشد. در این موضوع باید توجه کرد که مداخلات بی جا صورت نپذیرد، اطلاعات به صورت متقابل منتقل شود، کارمند به صورت رها، آزاد گذاشته نشود و در صورت لزوم اختیارات یا بخشی از آن از کارمندان باز پس گرفته شود.
در مجموع باید کارمندان برای انجام امور تشویق شوند، حس مسئولیت جمعی ایجاد شود، فقط کارهای خسته کننده و سخت به کارمندان واگذار نشود، فرصت ترفیع و ایجاد شور ایجاد شود، کل پروژه تفویض شود نه بخش کوچکی از آن را و در نهایت امکان برقراری ارتباطات آسان را فراهم کنید.
این کتاب، شامل بخش های مفید دیگری درباره نوع نظارت، راهبری و هدایت تفویض اختیار نیز می باشد که برای مدیران در این زمینه می تواند راهگشا باشد.
همچنین جدولی در بخش انتهایی کتاب درج شده که میزان توجه شما و عقیده شما به موضوع تفویض اختیار را روشن می کند:
۱ – آیا بیشتر وقت خود را صرف انجام کارهایی می کنید که نیاز به مهارت ها و اختیارات خاص شما دارد؟
۲ – آیا به کارمندان و توانایی هایشان آن قدر اعتماد دارید که بتوانید کارها را به آنها تفویض کنید؟
۳ – آیا کارکنان شما می دانند که از آنها چه انتظاراتی دارید؟
۴ – آیا زمان کافی صرف انتخاب شخص مناسب برای کار مناسب می کنید؟
۵ – آیا هنگام تفویض اختیار، کارکنانتان را از همه جنبه های کار واگذارشده آگاه می کنید
۶ – آیا در هنگام بروز مشکل، به اندازه کافی به کارمندانتان وقت می دهید تا برای حل مشکلاتشان تلاش کنند
۷ – آیا اختیارات لازم برای تکمیل کار واگذار شده را به کارمندتان می دهید
۸ – آیا در هنگام لزوم با توصیه های مفید و پیگیری های لازم از کارکنان پشتیبانی می کنید؟
۹ – آیا بدون این که احساس بدی داشته باشید و با رضایت کارها را در اختیار کارمندان قرار می دهید؟
۱۰ – آیا بعد از تفویض اختیار این حس را دارید که همچنان مسئولیت نتیجه کار تفویض شده را بر عهده دارید؟
هر مقدار تعداد پاسخ مثبت شما به این سوالات کمتر باشد، شما مدیری هستید که کمتر تفویض اختیار می کنید و لازم است در این زمینه مطالعات و تجربه های بیشتری داشته باشید. این وظیفه و الگوی شما ست که با تفویض اختیار، هم زندگی بهتری برای خود تجربه کنید و هم مدیریت بهتری برای اطرافیانتان!
کتاب تفویض اختیار به شما کمک می کند بهتر و بیشتر به این موضوع فکر کنید و بدانید که:
در فرآیند تفویض اختیار، به نتیجه آن توجه کنید نه روش انجام آن.
تفویض اختیار را به عنوان راهی برای پیشرفت مهارت های کارمندان از روی میل و علاقه در نظر بگیرید.
تفویض اختیار میزان اعتماد میان مدیر و کارمند را افزایش می دهد.
واگذاری امور به شکل صحیح به شما این اطمینان را می دهد که افراد مناسب در کنار شما برای انجام وظیفه وجود دارند و این یعنی بهبود کارآیی و بهره وری.
یادگیری و پیشرفت کارکنان به همان اندازه رسیدن به موفقیت مهم است!