مدیریت اثر گذاری بر مخاطب

پیش درآمد:
از اساسی ترین وظایف و تعاریف مدیریت، موضوع اثربخشی و انجام امور از طریق دیگران است و این امری واضح است که در دنیای امروز همکاری دیگران و استفاده از ظرفیت و توانایی کارمندان محقق نمی شود مگر با تمایل قلبی آنها به همکاری با مدیر و همچنین پذیرش ایده های جدید و مجاب شدن آنها.
اثرگذاری و مجاب سازی کارمندان هم علم است هم هنر! علمی که فرا می گیرید و تکنیک های موثری که به کار می گیرید که به اهداف ذیل برسید:
۱ـ تغییر نگرش کارمندان
۲ـ تقویت نگرش کارمندان
۳ـ ایجاد اعتبار برای خود
۴ـ تسخیر ذهن و احساس دیگران
۵ـ غلبه بر مقاومت کارمندان

اثرگذاری چیست؟
اثرگذاری و مجاب کردن فرآیندی است که به شما امکان می دهد نگرش، عقاید و رفتار دیگران را تغییر دهید یا آن را تقویت کنید. که این امر با روش های منطقی ـ ارائه اطلاعات ـ جذب احساسات اولیه فرد ـ جذب کردن امر برای کارکنان صورت می پذیرد.
اهمیت مجاب کردن و اثرگذاری:
امروزه سبک رهبری و مدیریت آمرانه دیگر پاسخگو نیست و شاید در کوتاه مدت اثرگذار باشد، اما در مدیریت جدید لازم است کارمندان مجاب شوند تا از حداکثر ظرفیت آنها بهره گیری شود. در شرایط کنونی، اختیار موضوع مهمی در محیط کار است و با ارتباطات در دنیای جدید نفوذ ایده های جدید و روشهای نو بیش از پیش است.
عناصر مهم اثرگذاری:
۱ـ اعتبار: ما باید با تخصص، تجربه و ترویج ارتباط مثبت در ذهن مخاطب ایجاد اعتبار کنیم.
۲ـ علایق مشترک: اهداف لازم است بر مبنای علایق مشترک شکل بگیرد و مزایای تغییر، قابل لمس باشد و جزو اهداف مشترک تعریف شود.
۳ـ اطلاعات تایید کننده: مدیری می تواند خوب مجاب گر باشد که در کنار اعتبار و ایجاد علاقه و ارائه منطق مناسب با اطلاعات و مثال و تصاویر و … حرف و برنامه خود را برای مخاطب تایید و تقویت کند.
۴ـ درک عمیق از احساس مخاطب: مدیر اثرگذار با ذوق و طراوت با مخاطب خود ارتباط برقرار می کند و او را به طور کامل درک می کند.
۵ـ توجه به امور اخلاقی و نفع همه: کسی بهترین اثرگذار است که در اهداف و برنامه فقط نفع خود را در نظر نگیرد و در کوتاه مدت یا بلند مدت نفع کارمند و مخاطب را نیز حفظ کند..
ایجاداعتبار برای مدیر:
اعتبار هر مدیر بر اساس اعتبار و تخصص شکل می گیرد، چقدر آن مدیر قابل اعتماد و قابل احترام است و چقدر در حرفی که می زند تخصص دارد. هر چقدر مدیر اعتماد بیشتری کسب کند و تخصص بیشتری بدست آورد، معتبرتر خواهد بود و بر اساس این اعتبار بهتر می تواند مجاب گر باشد.
شیوه های کسب اعتماد در ذهن دیگران:
۱ـ صداقت: تعهد و صداقت واقعی در کسب اعتماد دیگران خیلی مهم و تاثیرگذار است.
۲ـ استقبال از ایده های خوب: استقبال و تشویق ایده های خوب دیگران و ارزش دادن به آنها ایجاد اعتماد می کند.
۳ـ صراحت: وقتی کارمندان به مدیر اعتماد می کنند که صریح باشد و حتی اگر خطایی کرد به خطای خود انحراف کند.

شیوه های توسعه و تخصص:
۱ـ مشاوره: برای توسعه تخصص و در نتیجه کسب اعتبار جهت مجاب سازی لازم است ایده هایی را به طور کامل بررسی کرد، صاحب نظران مستقل را استخدام کرد و به طور کامل نقاط ضعف و قوت ایده ها را بررسی کرد.
۲ـ کسب تجارت جدید و منابع قابل اعتماد: استفاده از گروه های پیشرو و با درک مناسب و نیز بهره گیری از کتاب ها و منابع و سخنرانی ها و … تاثیر مهمی دارد.
۳ـ آزمایش ایده ها: پروژه کلی را در مقیاس کوچکتر تجربه کردن و اثبات صحت آن مهم است.
۴ـ تسلط به زبان تخصصی موضوع: در صورتی که ایده جدیدی را می پرورانید لازم است به اصطلاحات و زبان تخصصی و فنی آن مسلط باشید و معنای آنها را به طور کامل بدانید.
۵ـ ارائه مدارک تخصصی: مدیر لازم است مدارک تخصصی و فنی و علمی و مهارت های خود را به اطلاع کارمندان برساند.
۶ـ جمع آوری نشانه های تایید: مدیر می تواند حمایت ها، مشوق ها، ایمیل ها و اعلام رضایت مشتریان از ایده خو را جمع آوری نموده و منتشر کند تا کارمندان از ان مطلع باشند.
بنابراین با تخصص و ایجاد اعتماد میتوان به سهولت در نزد کارمندان کسب اعتبار کرد و در این اساس بیش از پیش اثرگذار بود.

اهمیت شناخت مخاطب برای اثرگذاری:
در اثرگذاری و مجاب سازی کارمندان درک و شناخت مخاطب اهمیت بسزایی دارد. باید بدانیم که وقتی ایده های خاص با تغییری ویژه اعمال می شود، مخاطب آن ۳ دسته هستند.
۱ـ تصمیم گیرندگان و مخاطب اصلی یعنی کسی که ایده را رد یا تایید می کند.
۲ـ ذی نفعان کلیدی یعنی افرادی که به طور مستقیم تحت تاثیر پذیرش با پیشنهاد قرار می گیرند.
۳ـ تاثیرگذاران: یعنی آنهایی که میتوانند به ذینفعان و تصمیم گیرندگان اثرگذاری کنند و و آنها را متقاعد کنند یا نه!
مثال:
یک شرکت تولیدی که روزهای پنج شنبه تعطیل است میخواهد از ساعات کاری هرروز یک ساعت کم کند و برای روزهای پنج شنبه ۵ ساعت کار برای کارمندان تعریف کند.که شامل کارمندان خط تولید می باشد. مخاطب اصلی این تصمیم مدیر، کارمندان خط تولید هستند. ذینفعان اصلی این تغییر غیر از کارمندان دیگر بخشها، خانواده این کارمندان خط تولید می باشند و تاثیرگذاران، مدیر میانی شرکت و نیز کارمندان فروش می باشند که قبلا پنج شنبه ها کاری کردند و میتوانند بر کارمندان خط تولید اثرگذاری داشته باشند: و مدیرلازم است اثرگذاری اش به هر ۳ بخش باشد
.
عکس العمل مناسب مدیر در قبال واکنش مخاطبان:
هنگامی که ایده جدیدی مطرح می شود، مخاطب عکس العملهای مختلفی ممکن است نشان دهد که شامل موارد ذیل است:
۱ـ مخالف
۲ـ بی طرف و بی علاقه ۳ـ حامی
حال شیوه عکس العمل مناسب مدیر در قبال آن جهت تاثیرگذاری بیشتر چگونه میتواند باشد، جدول ذیل این موضوع را واکاوی می کند

.
عکس العمل مناسب مدیر نوع مخاطب
استفاده از شوخی ـ تمرکز بر مسایل مورد توافق ـ توجه به تخصص خود ـ دفاع منطقی ـ تمرکز بر موضوع برد ـ برد ۱ـ مخالف
(متخاصم و مخالف با مدیر)
مزایای ایده را شفاف ارائه کردن ـ ارئه داده های تخصصی و مثالهای مشهود و ضرب المثل و تجارت فردی- ارائه و تشریح جنبه های منفی عدم انجام شدن ایده مدیر ۲ـ بی طرف و بی علاقه
(درک وضع مدیر اما هنوز نیاز به متقاعد شدن دارد)
تقویت انگیزه برای حمایت از ایده ـ پیش بینی مخالفت های بعدی و انعقادهای بعدی و پاسخ به آنهاـ ارائه جزئیات کامل برنامه ۳ـ حامی
(موافق کامل از قبل بوده است)

سبک های تصمیم گیری مخاطبین:
مخاطبین و کارمندان در قبال دستورات و ایده ها تصمیم های مختلفی می گیرند و بر اساس مطالب فوق اشاره کردیم که می توانند مخالف، بی طرف یا حامی ایده های مدیر باشند اما این تفاوت دیده گاه ها از سبک های مختلف شخصیتی و تصمیم گیری منشأت می گیرد که شامل موارد ذیل است:
۱ـ اندیشمند: این افراد متفکر، منطقی و بیزار از ریسک هستند و در قبال آنها باید واقع گرا بود و اصلاحات دقیق را ارائه داد.
۲ـ شکاک: این افراد هرگونه اطلاعاتی را به چالش می کشند و بر مبنای احساس درونی تصمیم می گیرند. باید به ایده های آنها احترام گذاشت و برای خود اعتبار کسب کرد.
پیرو: این گروه بر تصمیم های گذشته خود با دیگران تکیه می کنند و پیرو سلسله مراتب هستند باید بررسی کرد که آنها بیشتر پیرو چه کسانی هستند.
۴ـ کنترل گر: این افراد غیر احساسی و تحلیل گر هستند و بیشتر به پیاده سازی ایده خود تمایل دارند باید در قبال آنها پیامدهایی که برای آنها داری ارزش است شناسایی گردد.

شیوه های اثرگذاری بیشتر بر مخاطب:
۱ـ ساختار موثر ارائه مطلب: باید برای ارائه مطلب ساختار مناسب ارائه کرد مثلا مشکلی را مطرح کرد و سریعا راه حل آن را ارئه شود، جنبه های مثبت و منفی ایده را مطرح نمود و جنبه های منفی را مستدل یا رد کرد. همچنین باید انگیزش ایجاد کرد و با ساختار مناسب و آغاز و پایان حساب شده بر مخاطب اثر گذاشت.
۲ـ شواهد مجاب کننده: با استفاده از گواهی های مناسب، شیوه عمل رقبا، مثال ها، آمارها و … لازم است برای مخاطب شواهد مجاب کننده و اثرگذار تعریف کرد.
۳ـ بررسی نفع و ضرر: لازم است به به طور منطقی و مستدل نفع و ضرر را بررسی کرد، ایده ما باید مزیت خوبی برای مخاطب فراهم آورد و مهمتر اینکه بتواند به عنوان یک امکان مطرح شود تا از ضرری که هم اکنون یا درآینده تحمل می شود جلوگیری کند.
۴ـ انتخاب کلمات و جملات صحیح: در اثرگذاری نوع کلمات و جملات اهمیت زیادی دارد تا هیجان و اثرگذاری لازم را بر جای گذارد ودر راستای موارد ذیل باشد:
الف ـ عبارات مثبت: مثلا بعد از اتمام گزارش، شام را در رستوران صرف می کنیم (به جای اینکه بگوییم اگر گزارش تمام شود به رستوران میرویم!) ب ـ گفتار قاطعانه: مثلا من اعتقاد دارم این پروژه به سرمایه گذاری بیشتری نیاز دارد (به جای اینکه بگوییم: حدس می زنم پروژه سرمایه بیشتری بخواهد).
ج ـ زبان برد: برد استفاده از کلمات و جملات برد ـ برد و نه یکطرفه
دـ کلام صادقانه
۵ـ اهمیت احساسات: در بیشتر اوقات استدلالهای منطقی، کارکنان را مجاب نخواهد کرد مگر اینکه مدیر از لحاظ احساسی با آنها ارتباط برقرار نکند و احساسات نقش مهمی در تصمیم گیری انسانها دارند. مدیر با استفاده از خاطرات احساسی، با ایجاد یک گفتگوی احساسی با استفاده از توصیف های واقعی و تصویر هیجان انگیز، با به کار بردن قدرت استفاده، تمرکز بر اهمیت رقبا، اهمیت آینده، با استفاده از قیاس های مناسب و … می تواند احساسات را در کارمندان برانگیزاند و تاثیرگذاری لازم را داشته باشد.
۶ـ غلبه بر مقاومت مخاطبان: با وجود استفاده از تمام ترفندها و برنامه های اثرگذار و احساسات و … هنوز هم مدیر با مقاومت هایی از سوی مخاطب مواجه خواهد شد. که دلایل مختلفی دارد. مثلا تفاوت سلیقه، تفاوت عقیده و تفاوت فکر و … که با شیوه های مختلف از سکوت گرفته تا دعوای لفظی ممکن است مواجه شود.
در این راستا نیز لازم است ابتدا منافع مخالفان شناسایی شود، احساسات آنها درک شود، نگرانیهای آنها بررسی شود و با تفسیر مناسب و شفاف سازی موجود و همچنین تشکر از دیدگاه مخالفین، این موضوع مدیریت شود.
برای مدیریت مخالفان ار دهله اول باید بررسی شود که این مخالفت آگاهانه و منطقی است یا ناآگاهانه و احساسی. در هر صورت مدیر باید به نظر مخالف احترام بگذارد و با استفاده از محرک های مجاب سازی دوباره تلاش خود را برای تغییر نظر مخاطب انجام دهد.

خود مجاب سازی مخاطب:
یکی از تکنیک های مهم در اثرگذاری که در کنار تمامی موضوعات مطرح شده مفید و کاربردی است، خود مجاب سازی مخاطبان می باشد که فرآیندی است که مخاطبان را به صورت فعال در کشف منطق استدلالهای مدیر وارد می کند و آنها را در عمل به خود مجاب سازی وادار می کند. مدیر موفق در اثرگذار با استفاده از این تکنیک، مخاطب را از شنونده و دریافت کننده منفعل به یک شرکت کننده فعال و مجاب و اثرپذیر مبدل می کند. روشهای این تکنیک شامل موارد ذیل است:
۱ـ استفاده از تجسم: مدیر اثرگذار به مخاطب کمک می کند تا خودش مزایای بالقوه پیشنهاد ارائه شده را تجسم کند.
۲ـ پرسیدن سؤالات درست: پاسخ به سؤالات از لذت های مخاطب است اگر که سؤالات صحیح باشد و برای مخاطب ایجاد اهمیت کند و به او حس اهمیت بدهد. اگر سؤال صحیح باشد و بجا پرسیده شود و مخاطب ترس از پاسخ نداشته باشد و بتواند صاحب نظر باشد، در این صورت حس خوب برای او ایجاد شده و در این وضعیت بهتر میتوان روی او اثرگذار بود.
۳ـ گوش دادن فعال: اگر بتوانید جزئیاتی که از مخاطب می شنوید را با عباراتی منعکس کنید و با او همراه شوید، احساسات را منعکس کنید و در این وضعیت شما و مخاطب به یک حس مشترک و یک تفسیر مشترک از ایده می رسید و به خود مجاب سازی مخاطب نزدیکتر می شوید.

خلاصه کتاب “مجاب سازی کارکنان”نویسنده هری میلز، ترجمه: محمد شفیق زاده، انتشارات شرکت سپاسیتر