امروزه اهمیت حضور در نمایشگاه ها بیش از پیش آشکار شده است. اغلب کارشناسان امور تبلیغات و بازاریابی، نمایشگاه را از مهمترین شیوه های بازاریابی تلقی می کنند و با ذکر دلایلی ثابت می کنندکه بازده مستقیم شرکت در یک نمایشگاه چند برابر هزینه های انجام شده و نتایج آن بسیار چشمگیرتر از روشهای تبلیغی دیگر است. امروزه شرکت های موفق در تخصیص بودجه (۱۴) درصد را صرف شرکت در نمایشگاه (۹)در صد را به مکاتبه پستی با مشتریان و فقط (۵/۱) درصد از بودجه را صرف تبلیغ به روش های دیگر می کنند.
نگاه جدید به نمایشگاه به این شکل است که غیر از فروش باید استفاده های بهینه دیگری از نمایشگاه کرد و امروزه میزان موفقیت یک نمایشگاه را با قراردادهایی که در طول برپایی نمایشگاه منعقد می گردد ارزیابی نمی کنند در واقع نمایشگاه یکی از حوزه های روابط عمومی و تبلیغات است که به بهترین نحو می تواند مزایای ذیل را برای غرفه داران به ارمغان بیاورد:
- تبلیغات غرفه دار برای مخاطبان عام و تخصصی
- حضور مخاطبان تخصصی در نمایشگاه و دسترسی مخاطبان با کمترین هزینه به بازار هدف
- آشنایی بیشتر مخاطبین با امکانات و مزایای غرفه دار
- آشنایی بیشتر غرفه دار با درخواست ها و تقاضاهای مخاطبان
- بازاریابی و پیشبرد فروش
- برند سازی و چهره شدن غرفه دار میان مخاطبان عام و مسئولین بازدید کننده از غرفه
- دیدار حضوری با مشتریان و مخاطبان و ایجاد حس اعتماد در آنها
- آشنایی با آخرین دستاوردها و امکانات رقبا و همکاران
- بهره مندی از خدمات جانبی نمایشگاه برای تبلیغات و اطلاع رسانی و برگزاری نشست های تخصصی
فعالیت های لازم برای بهره وری بیشتر در نمایشگاه:
- برنامه ریزی برای غرفه آرایی
غرفه را می توان با بنر – پلات لمینت – استند تبلیغاتی غرفه آرایی کرد. لازم است دیواره های غرفه با بنرهای طراحی شده با آرم و خدمات شما پوشش داده شود. برای غرفه آرایی بهتر می توانید کف غرفه را با موکت فرش نمایید. در صورت لزوم می توانید قبل از نمایشگاه نسبت به غرفه سازی خاص یا اجاره سازه های نمایشگاهی از طریق برگزارکنندگان اقدام نمایید.
- امکانات لازم برای غرفه
در غرفه امکاناتی از جمله نوشیدنی – لیوان – پذیرایی شکلات و شیرینی – جعبه ابزار – کامپیوتر – مانیتور و ال سی دی لازم به نظر می رسد.
- موارد تبلیغاتی
در صورت عدم وجود، چاپ کاتالوگ و بروشور برای حضور در نمایشگاه الزامی است . توزیع کارت ویزیت و تراکت برای مخاطبان عام و کاتالوگ و فولدر و سی دی برای مخاطبان خاص می تواند کاربردی باشد. همچنین هدایای تبلیغاتی مثل پلاستیک – خودکار – لوح و… برای اهدا به بازدیدکنندگان کاربردی و اثرگذار است. پخش فیلم و کلیپ درباره خدمات شما در غرفه از تلویزیون یا ال سی دی می تواند نقش مناسبی در ارائه اطلاعات شما به مخاطب داشته باشد.
- ایجاد شرایط خاص
برای بهره برداری بیشتر لازم است در نمایشگاه شرایط خاص قائل شوید. فروش با تخفیف ویژه – با تسهیلات – با جایزه و قرعه کشی و… و اعلام آن در نمایشگاه می تواند مخاطب را به سمت شما جذب نماید. این موضوع می تواند در بنرهای سطح نمایشگاه – تراکت خاص یا رادیوی نمایشگاه اعلام سراسری شود.
- افراد مسئول در غرفه
افراد مسئول در غرفه لازم است کارت شناسایی خود را نصب نمایند تا با سهولت بیشتری با مدیران برگزاری – دیگر غرفه داران و مخاطبان و بازدید کنندگان ارتباط برقرار نمایند. افرادی که در غرفه حضور دارند غیر از آشنایی کامل با خدمات شما باید آموزش های لازم را برای برخورد با بازدیدکنندگان، پاسخگویی به آنها و رعایت احترام را دیده باشند. با توجه به این که روزانه صدها نفر ممکن است سوالات مشترکی از غرفه دار بپرسند، صبر و حوصله و متانت غرفه دار موضوع مهمی است.
همچنین بهتر است پاسخگویی به مراجعین به صورت شیفتی باشد تا تمام زحمت پاسخگویی بر عهده یک نفر در طول روز نباشد. همچنین بهتر است در غرفه ازدحام ایجاد نشود و افراد غیر مسئول و میهمانان زودتر غرفه را ترک نمایند.
- تهیه لیست مخاطبان
یکی از امکانات مهم و کاربردی در نمایشگاه ها وجود فرم ثبت نام و تهیه لیست مخاطبان است شما می توانید بعد از نمایشگاه با سهولت با مشترکین و مخاطبانتان در نمایشگاه در ارتباط باشید. سوالات و اطلاعاتی که دراین لیست از مخاطبان می پرسید اهمیت زیادی دارد.
- ورود و خروج کالا و امکانات غرفه ها
برای ورود کالاها از یک روز قبل از افتتاح نمایشگاه می توانید اقدام نمایید. سعی کنید بهترین وسایل موجود را آورده یا آنها را اجاره کنید و در غرفه آرایی به حداقل ها کفایت نکنید.
- بیمه
سالن نمایشگاه و سازه های آن تحت پوشش بیمه حوادث و مسئولیت می باشد و البته شما می توانید کالاها و اقلام داخل غرفه خودتان را به صورت مجزا بیمه نمایید.
- عکس و فیلم
برای مستند سازی لازم است عکاسی و فیلمبرداری از غرفه شما صورت پذیرد تا در ارتباطات بعدی و تبلیغات بعدی از آن بهره برداری نمایید. این موضوع می تواند توسط تیم های حرفه ای یا توسط خود شما صورت پذیرد.
- نظم و انضباط
نظم داخل غرفه، حضور به موقع، لباس های متحد الشکل غرفه داران و تمیزی و نظافت آن کمک فراوانی به جذب مخاطب و ایجاد حس مناسب در آنها خواهد کرد. از این موضوع غافل نشوید.
- نکته آخر
نکته مهم اینجاست که حضور شما در نمایشگاه تنها برای فروش نیست. شما برای ایجاد ارتباط و اطلاع رسانی در این نمایشگاه حضور دارید پس لازم است به بهترین شکل خود و خدمتتان را معرفی کنید، با مخاطبان ارتباط برقرار نمایید، با بهترین کاتالوگ ها و بروشورها و هدایای تبلیغاتی آنها را جذب کنید، اطلاعات آنها را دریافت کنید، اگر کالایی دارید، به بهترین شکل به نمایش بگذارید و اگر خدماتی دارید آن را به بهترین نحو معرفی نمایید، مزیت خود را نسبت به رقبا به بهترین شکل اعلام نمایید، با شرایط ویژه و استثنایی به جذب مخاطب و فروش کالا و خدمات خود بپردازید و بعد از نمایشگاه نیز با مخاطبانتان در ارتباط باشید.
نمایشگاه بستر مناسبی است که برای شما ایجاد شده است و می توانید با تمرکز بودجه تبلیغاتی و بازاریابی به مخاطبان خاص خود دسترسی پیدا نمایید.