جدول راهنما برای حفظ، توسعه و یا اخراج منابع انسانی

جذب، آموزش و استقرار منابع انسانی در یک سازمان، از اهمیت بسزایی برخوردار است و در بسیاری از مفاهیم و آموزه های مدیریتی، مهم ترین بخش یک سازمان که موتور محرکه آن به شما می رود، همین نیروهای انسانی است؛ تا جایی که حتی عنوان و مفهوم آن از نیروی انسانی و منابع انسانی به سرمایه انسانی تغییر یافته و امروزه حتی افرادی که برای یک سازمان کار می کنند، از سرمایه مادی و منابع مالی و ثروت پولی آن مهم تر ارزیابی می شوند.

این که ما بتوانیم، بهتر و بیشتر، نیروهای سازمان خودمان را بشناسیم و با آنها برخورد نماییم، موضوعی بسیار مهم و تاثیرگذار است که رشته منابع انسانی و رفتار سازمانی در مدیریت به شکلهای متنوعی به آن پرداخته است. لیکن در این مقال به طور ساده و بسیار اجمالی در یک جدول، با بررسی اهمیت شغلی پست های سازمانی و مهارت ها و توانایی های هر فرد در سازمان، بیشتر به این موضوع می پردازیم و وظیفه یک مدیر در قبال هر فرد سازمانی را بررسی می کنیم. این که در یک نگاه، مدیر در قبال نیروهای سازمان خودش بهتر است چه عکس العملی داشته باشد و چه برخوردی انجام دهد.

نکته قابل توجه در این موضوع این است که یک مدیر یا با تجربه و علم خود یا با بهره گیری از مشاوران منابع انسانی باید بتواند هم اهمیت شغلی هر یک از پست های سازمانی را بشناسد و هم شناخت دقیق و کاملی از نیروهای فعال خود در سازمان داشته باشد تا مسیر را اشتباه نرود و تصمیمات خطا نگیرد!

در جدول ذیل ، بخش افقی ، میزان مهارت ها و توانایی های افراد سازمان و بخش عمودی، اهمیت شغلی مورد بررسی قرار گرفته و نوع کنشی که یک مدیر در رابطه با آن فرد باید اتخاذ کند، مورد توجه قرار گرفته است:

در این جدول ما با ۳ مدل مهارت و توانایی و ۳ مدل اهمیت شغلی مواجه هستیم که این دو موضوع در مواجهه با هم، ۹ شیوه برخورد را برای یک مدیر تصمیم گیرنده، ایجاد و پیشنهاد می کند:

۱ – اهمیت شغلی کم و مهارت کم؛

بعضی شغل ها در سازمان هستند که در ظاهر، اهمیت آن چنانی ندارند مثل کارپردازی یا آبدارچی یا پیک موتوری یا نگهبان و… اما باید توجه کنیم، در صورتی سازمانی موفق خواهیم داشت که حتی این منصب ها نیز توسط افرادی با حداقلِ مهارت، انجام شوند، لذا در صورتی که شغلی کم اهمیت در سازمان وجود دارد که توسط فردی با حداقل مهارت در آن زمینه، اشغال شده، وظیفه مدیریت اخراج فرد و جذب فرد ماهرتری است! تجربه نشان داده که حتی در شغلهای کم اهمیت، اگر فردی غیر ماهر و توسعه نیافته و آموزش ندیده، فعالیت کند، همین موضوع می تواند پاشنه آشیل سازمان باشد و ضربه های بزرگی به مجموعه وارد سازد!

۲ – اهمیت شغلی کم و مهارت متوسط؛

اگر همین شغل های کم اهمیت، توسط افرادی اشغال شده است که در همان کار خودشان، مهارت متوسط دارند، باید این افراد مورد سنجش قرار گیرند یا با آموزش و مهارت افزایی به حداکثر مهارت لازم برای آن شغل دست پیدا کنند، یا نمی توانند و نمی خواهند آموزش ببینند و بهبود یابند و باید به صورت تدریجی اخراج شوند این موضوع باید همراه باشد با جذب و آموزش یک نفر دیگر در سازمان به جای آنها.

۳ – اهمیت شغلی کم و مهارت زیاد

شاید در نگاه اول، به نظر برسد که اگر ما در یک شغل کم اهمیت، فردی با مهارت و توانایی زیاد جذب کرده و آموزش و استقرار دهیم، دیگر سازمان مان مشکلی نخواهد داشت. اما موفقیت سازمان در گروه ارتقای افراد و توسعه دائمی آنهاست. اگر فردی با مهارت و توانایی زیاد وجود دارد و آموزش های لازم را دیده و ظرفیت مناسب را دارا می باشد، باید به تدریج ارتقای شغلی پیدا کند و به جایگاه بالاتری برسد و وظیفه مدیریت و اصول بهره وری آن است که استفاده بهینه از چنین ظرفیتی داشته باشد و برای او نیز یک جایگزین پیدا کند. شما باید بدانید اگر نتوانید از فردی که مهارت و توانایی زیادی دارد در جایگاهی مناسب استفاده کنید، او به زودی از سازمان شما خواهد رفت!

۴ – اهمیت شغلی متوسط و مهارت کم

وقتی یک شغل در سازمان وجود دارد که اهمیت متوسط در سازمان دارا می باشد، مثلا مدیر داخلی، کارشناس فروش، حسابدار، مدیر پشتیبانی، مدیران میانی و… در این صورت اگر فرد متصدی این کار، دارای مهارت کم باشد و در زمینه کاری خودش، مهارت زیادی نداشته باشد، لازم است که ما آموزش های لازم را به او بدهیم، فضای توسعه و بهبود را برای او فراهم آوریم و به او اولتیماتوم و هشدار بدهیم که در صورت عدم کسب توانایی و مهارت لازم، او را اخراج خواهیم کرد. یا این هشدارها جواب خواهد داد و فرد، به مهارت لازم دست پیدا می کند یا این که فرد باید از سازمان برود. یک مدیر موفق کسی است که همواره در چنین وضعیتی، دنبال فرد جانشین و آلترناتیو به جای چنین افرادی باشد!

۵ – اهمیت شغلی متوسط و مهارت متوسط

به قول برخی صاحبنظران، سیاهچاله منابع انسانیِ هر سازمانی همین وضعیت است! یعنی حدود ۸۰ درصد وضعیت یک سازمان همین جاست! شغل ها و مناصبی متوسط در سازمان وجود دارد که افرادی با مهارت متوسط آنها را اشغال کرده اند. مدیر موفق می تواند از این وضعیت به عنوان یک فرصت استفاده کند و سازمان را به جلو ببرد و یا می تواند از همین وضعیت ضربه بخورد و سازمان را به سمت شکست ببرد! پس مهم ترین حرکت در این زمینه، برنامه ریزی منابع انسانی است. وقتی اهمیت شغلی، متوسط است و ما در چارت سازمانی با مدیران میانی یک سازمان مواجه هستیم و این شغل ها توسط افرادی با مهارت متوسط اشغال شده است، ۳ فعالیت باید انجام دهیم: یا فرصت بهبود و آموزش برای افراد فراهم آوریم تا همواره توسعه یافته شوند و بتوانند همین پست سازمانی که دارند، را به بهترین شکل انجام دهند؛ یا با توسعه فردی و استراتژیک آنها را مدیریت کنیم و برایشان امکان ارتقای علمی و جایگاهی فراهم آوریم و یا در صورت درجا زدن، همواره آماده اخراج تدریجی و جانشین پروری به جای آنها باشیم.

۶ – اهمیت شغلی متوسط و مهارت زیاد

اگر یک مدیر خوب بتواند برای شغل ها و پستهای سازمانی متوسطِ سازمان خود، افرادی با مهارت و توانمندی زیاد جذب کند و نگهداری کند، واقعا مدیر خوش شانس و موفقی است! وقتی مدیران میانی یک سازمان، افرادی با مهارت و انگیزه بالا باشند، توسعه و پیشرفت آن مجموعه، تضمین شده است و این سازمان نیز می تواند آینده روشنی داشته باشد. البته این افراد لازم است که به مرور زمان و با کسب آموزش و ارتقای علمی، کم کم ارتقای جایگاه نیز پیدا کنند به شغلها و درجات بالاتری منصوب شوند و افرادی با مهارتی مثل خودشان جایگزین آنها شوند.

۷ – اهمیت شغلی زیاد و مهارت کم

وقتی یک شغل در سازمان اهمیت زیادی دارد مثل مدیر عامل، مدیر تحقیق و توسعه، مدیرفروش، مدیر مالی و مدیران و کارشناسان ارشد یک سازمان، در این صورت لازم است مهارت کافی در آن زمینه نیز وجود داشته باشد. اما اگر در سازمانی، اهمیت شغلی زیاد باشد و مهارت فرد متصدی آن، کم باشد، یا باید فرد را اخراج کرد و به جای او فرد دیگری مدیر شود یا این که با آموزش و مشاوره و تعالی وی را به آن مهارت لازم رساند. لازم به ذکر است در بسیاری از سازمانها و موسسات دولتی و حتی خصوصی در ایران، به علت پارتی یا معرفی یا کسب و کار خانوادگی با این پدیده مواجه هستیم و می بینیم که برای یک جایگاه شغلی بسیار مهم در سازمان، فردی با حداقل مهارت، گمارده شده و مدیریت می کند و می دانیم که امکان اخراج و حذف وی نیز وجود ندارد. در این صورت است که باید راهکار دوم، بیش از پیش مد نظر قرار گیرد و با گرفتن مشاور برای او و ارائه آموزش های مداوم، فرد را در آن جایگاه به سمت موفقیت هدایت و راهنمایی کرد.

۸ – اهمیت شغلی زیاد و مهارت متوسط

این مورد نیز تقریبا، شبیه مورد قبل است اما ما با فردی مواجه هستیم که مهارت متوسط دارد و در این صورت نیز البته گزینه اخراج، حذف شده و بیشتر با توسعه فردی، آموزش، و کسب مشاوره از افراد خبره می توانیم فرد و مهارت های او را ارتقا دهیم تا به جایگاه مناسب دست پیدا کند. حضور این افراد در دوره های MBA و DBA می تواند به توسعه و تعالی این افراد و سازمان کمک شایانی کند.

۹ – اهمیت شغلی زیاد و مهارت زیاد

یک مدیر و مالک کسب و کار اگر بتواند برای شغل های با اهمیت زیاد، افرادی را جذب و استخدام و استقرار دهد که دارای مهارت زیاد هستند و بتواند اعتماد و انگیزه آنان را جلب کند، در واقع توانسته آینده سازان سازمان خودش و جانشینان خودش در سازمان را پرورش دهد. این وضعیتی است که می تواند هم به توسعه و تعالی یک سازمان کمک کند و هم این که مدیر و مالک یک کسب و کار را به توسعه فعالیت های خود و ایجاد کسب و کارهای جدید ترغیب نماید. مدیرانی که نمی توانند یا نمی خواهند تفویض اختیار کنند، نمی توانند یا نمی خواهند افرادی با مهارت زیاد در کنار خودشان داشته باشند و نمی توانند یا نمی خواهند اینگونه افراد را در کنار خود ببیند و جذب کنند و حق و حقوششان را بدهند یا به حرف و نظر اینگونه افراد گوش فرا دهند، هرگز نمی توانند توسعه پیدا کنند! و مدیرانی که بتوانند افرادی با مهارت زیاد را در پست های سازمانی مهم مجموعه ی خودشان جذب و استخدام و نگهداری کنند، مدیرانی موفق و رو به تعالی می باشند.

نوشته: سید علی ناظم زاده (دانشجوی دوره دکترای مدیریت کسب و کار)

با بهره گیری از کلاس آقای دکتر بابک بهبودی (دوره DBA زمستان ۱۳۹۴)